Smetti di Chattare con l’AI

Falla lavorare al posto tuo: agenti AI e automazioni senza codice — 50 flussi pronti, 5 progetti completi, primo agente in 30 minuti · Guida indipendente · Edizione 2027

Che cosa trovi dentro

• 50 flussi pronti da importare, in cinque famiglie: email, documenti e preventivi, clienti e CRM, marketing e contenuti, amministrazione e report
• Cinque progetti completi, con i costi reali e il metodo per misurare il tempo che ti restituiscono
• Quando basta l’agente dentro il chatbot e quando serve uno strumento di automazione
• Gli agenti di ChatGPT, Claude, Gemini e Copilot, più n8n, Make e Zapier dal primo clic, con i limiti dei piani gratuiti
• MCP e guardrail spiegati semplici; GDPR e AI Act per chi automatizza

Non fa per te se vuoi costruire agenti con codice e API: è un altro mestiere.

Edizioni

• eBook Kindle

  Data di pubblicazione

  20/09/2026

  ASIN

  B0HKGJVDZ8

  Su Amazon.it: eBook Kindle (sito esterno)

• Copertina flessibile

  ISBN-13

  9798172794810

  Pagine

  286

  Data di pubblicazione

  20/09/2026

  ASIN

  B0HKGJ3FZ8

  Su Amazon.it: Copertina flessibile (sito esterno)

Autopromozione Il libro è di Antonio Maraucci: i link portano ad Amazon.it, senza codici di affiliazione.

Guida indipendente: non è affiliata, sponsorizzata né approvata da OpenAI, Anthropic, Google, Microsoft, n8n GmbH, Zapier Inc. o Celonis/Make. I nomi dei prodotti sono marchi dei rispettivi proprietari.

Materiali del libro

Qui trovi tutto quello che prima stava su agenti.aisulserio.com: i 50 flussi con passi e trappole, i file da scaricare con la parola-codice e gli aggiornamenti. I vecchi indirizzi e i QR del libro portano qui.

I file da importare

Scrivi la parola-codice stampata nel libro: si sbloccano i file da scaricare. Maiuscole, spazi e trattini non contano.

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I 50 flussi

Cinque famiglie, dieci flussi ciascuna. Ogni flusso ha il codice stampato nel libro: W012 è il QR agenti.aisulserio.com/w12. Apri una scheda per passi, prerequisiti e trappole.

Email e triage · W001–W010

W001 · Le email smistate con le etichette giuste

Gratis · Base · Chat-agent · 15 min

Anche con: n8n

Il triage a mano costa 20 minuti al giorno; con le etichette proposte ne bastano 3.

Che cosa ti serve

Casella Gmail collegata al chatbot (connettore ufficiale), 3-5 etichette già create (Urgente, Clienti, Fatture)

Come funziona

1. Innesco: apri l’agente e chiedi il triage della posta non letta (piano gratuito: niente trigger automatico, lo lanci tu).
2. L’AI propone un’etichetta per ogni email, con una riga di motivo.
3. Le email che citano scadenze o pagamenti salgono in cima, marcate "Urgente".
4. CONTROLLO UMANO: confermi o correggi le proposte — le etichette si applicano solo dopo il tuo ok.
5. Le correzioni finiscono nelle istruzioni del progetto: la settimana dopo sbaglia meno.

Che cosa ottieni. Posta in arrivo etichettata e ordinata per urgenza, con le proposte motivate riga per riga.

Trappole da evitare. Mai concedere l’archiviazione automatica senza conferma: un falso positivo su un’email di un cliente si paga caro.

File: w001.txt (istruzioni da incollare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Ricostruito da collaudo · 06/09/2026

W002 · Le email importanti non ti sfuggono più

Gratis · Base · Make · 30 min

Anche con: Chat-agent

L’email urgente vista con quattro ore di ritardo costa più di qualsiasi abbonamento: qui la notifica arriva al controllo successivo, non quando riapri la posta.

Che cosa ti serve

Account Make Free (browser, niente carta di credito), casella Gmail, app Telegram sul telefono, etichetta URGENTE-AI creata in Gmail

Come funziona

1. Innesco: Make controlla la casella a intervalli regolari (nuove email non lette).
2. Il modulo AI legge mittente, oggetto e testo e classifica: urgenza (alta/normale) e tipo (cliente, scadenza, fattura, altro).
3. Un filtro lascia passare solo le email con urgenza alta.
4. Gmail applica l’etichetta URGENTE-AI all’email.
5. Telegram ti manda la notifica: mittente, oggetto e motivo in una riga.
6. CONTROLLO UMANO: l’agente segnala e basta — non risponde, non archivia, non cancella. Ogni azione sulla posta resta tua.

Che cosa ottieni. Notifica Telegram entro un quarto d’ora dall’arrivo di un’email urgente (in orario di lavoro), con l’etichetta già applicata nella casella.

Trappole da evitare. Il modulo AI consuma crediti a token, non uno a operazione: email lunghe prosciugano il piano Free. E il filtro va messo PRIMA dell’etichetta e della notifica: al contrario, l’agente ti notifica tutto.

File: w002.json (blueprint da importare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Ricostruito da collaudo · 06/09/2026

W003 · Le risposte frequenti in bozza

Gratis · Base · Make · 25 min

Anche con: Chat-agent

Lo Studio Ravelli riscrive ogni settimana le stesse cinque risposte (documenti per la dichiarazione, scadenze, orari): qui la bozza è già pronta nel tono dello studio e resta solo da rileggere.

Che cosa ti serve

Account Make Free (browser, niente carta di credito); casella Gmail collegata (connessione OAuth, v. google-oauth.md); un foglio o un blocco con i tuoi modelli di risposta alle domande ricorrenti (orari, documenti richiesti, tempi, listino base)

Come funziona

1. Innesco: Gmail «Watch emails» controlla la casella a intervalli regolari (nuove email non lette; ogni 15 minuti sul piano Free).
2. Un modulo «Make AI Tools» («Categorize text» o «Request anything») riconosce se l’email è una delle domande ricorrenti e QUALE, oppure «nessuna»: usa i tuoi modelli come riferimento.
3. Un filtro sui puntini tra i moduli («Set up a filter») lascia passare solo le email riconosciute come domanda ricorrente.
4. «Make AI Tools» compone la risposta pescando dal modello giusto, nel tono che hai deciso.
5. Gmail «Create a draft» mette la risposta in bozza, agganciata al thread originale.
6. CONTROLLO UMANO: la bozza resta nei Draft — la rileggi, la correggi e la invii tu. Niente parte da solo.

Che cosa ottieni. Per ogni email riconosciuta come domanda ricorrente, una bozza di risposta nel thread giusto entro il giro di controllo successivo; le email non riconosciute non producono nulla.

Trappole da evitare. Il modello va scritto prima e tenuto aggiornato: una risposta su un dato vecchio è peggio di nessuna risposta. E l’AI integrata di Make consuma crediti a token: sul Free si fanno le prove, non un volume quotidiano — misura il consumo reale prima di lasciarlo acceso (V-MK5).

File: w003.json (blueprint da importare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Ricostruito da collaudo · 06/09/2026

W004 · Il riepilogo della posta delle 18

A pagamento · Intermedio · Chat-agent · 20 min

Anche con: Make

Silvia (consulente HR, Milano) chiude alle 18 senza sapere cosa ha davvero ricevuto: il riepilogo serale le mette la giornata in ordine e le indica da dove ripartire domani, senza riaprire venti thread.

Che cosa ti serve

Un chatbot a pagamento con azioni programmate e connettore email — per esempio ChatGPT Plus (Scheduled tasks + connettore Gmail), Claude Pro (task /schedule + connettore Gmail) o Gemini Google AI Pro (Azioni programmate + App connesse, unica via nativa in Italia); casella email collegata via OAuth; per Gemini «Salva l’attività» attivo

Come funziona

1. Prerequisito: collega la casella (connettore/App connesse) e verifica che il chatbot legga la posta del giorno.
2. Crea un’azione programmata scrivendo in linguaggio naturale orario e compito: «ogni giorno feriale alle 18:00 fammi il riepilogo delle email ricevute oggi».
3. Nel testo dell’azione chiedi il formato: un riassunto per temi e, in fondo, le 3 email che meritano una risposta domani mattina, con il perché.
4. Il chatbot conferma l’azione con un riepilogo (compito, orario, cadenza); scegli la notifica (push o email).
5. Alle 18 l’azione parte da sola e ti recapita il riepilogo nella chat (segnata non letta) o come notifica.
6. CONTROLLO UMANO: è un riepilogo che LEGGE la posta, non risponde né archivia; le 3 risposte di domani le scrivi e le invii tu.

Che cosa ottieni. Ogni sera feriale, un riepilogo della posta del giorno organizzato per temi con in fondo le 3 email da gestire domani; nessuna risposta inviata in automatico.

Trappole da evitare. La cadenza a orario preciso e la lettura della posta richiedono un piano a pagamento (sul gratuito le azioni programmate hanno finestre approssimative o non ci sono, e i connettori possono mancare); e ogni esecuzione programmata consuma il budget-agente del piano — una volta al giorno va bene, non mettere il riepilogo ogni ora.

File: w004.txt (istruzioni da incollare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Ricostruito da collaudo · 06/09/2026

W005 · Allegati a posto da soli

Gratis · Base · Make · 20 min

Anche con: Zapier

Il documento «da qualche parte nella posta» è il tempo perso più stupido della settimana: qui ogni allegato arriva in cartella già ribattezzato, e la ricerca di marzo dura tre secondi.

Che cosa ti serve

Account Make Free; casella email collegata; uno spazio file collegato (Drive o equivalente) con le cartelle di destinazione già create; una convenzione di nomi decisa PRIMA (es. anno-mese-mittente-oggetto)

Come funziona

1. Innesco: nuova email con allegato (controllo periodico della casella — ogni 15 minuti sul piano Free).
2. Condizione: passano solo gli allegati che contano (documenti: PDF e simili); firme, loghi e immagini di cortesia restano dove sono.
3. L’AI legge mittente e oggetto e propone destinazione e nome file secondo la tua convenzione (es. 2026-09-fornitore-oggetto.pdf).
4. L’allegato viene salvato nella cartella proposta col nome nuovo; l’originale resta nell’email: niente va perso.
5. CONTROLLO UMANO: ogni salvataggio scrive una riga di registro «da verificare»; una volta a settimana scorri il registro e sposti ciò che è finito nel posto sbagliato — trenta secondi, non trenta minuti.

Che cosa ottieni. L’allegato nella cartella giusta, rinominato a convenzione, pochi minuti dopo l’arrivo dell’email — più la riga di registro che ti dice cosa è stato salvato e dove.

Trappole da evitare. La convenzione va decisa prima di accendere: cambiarla a flusso attivo produce un archivio metà vecchio e metà nuovo. E il mittente non è sempre il fornitore (il commercialista che inoltra la fattura di un altro): il giro di verifica settimanale serve esattamente a questi casi.

File: w005.json (blueprint da importare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Ricostruito da collaudo · 06/09/2026

W006 · Il follow-up che non dimentica

Freemium · Intermedio · Zapier · 25 min

Anche con: Make, n8n

Paolo (agente immobiliare, Bari) manda una proposta e la perde di vista: dopo una settimana di silenzio si ritrova la bozza di sollecito pronta, senza aver segnato niente in agenda.

Che cosa ti serve

Account Zapier Professional (il multi-step non entra nel Free a 2 step); casella Gmail collegata via OAuth; l’abitudine di applicare un’etichetta (es. «attesa-risposta») alle email inviate su cui vuoi il promemoria

Come funziona

1. Trigger (pannello Setup → Configure → Test): app Gmail, evento «New Labeled Email» sull’etichetta «attesa-risposta»; scegli l’account, poi «Test trigger» e «Continue with selected record».
2. Passo «Delay by Zapier»: aspetta 7 giorni. (È un passo interno: non consuma task.)
3. Passo di ricerca (find data): cerca nel thread una risposta ricevuta dopo la tua email.
4. Filtro: prosegui solo se NON è arrivata risposta (silenzio da 7 giorni).
5. Azione: Gmail «Create Draft Reply» — un sollecito gentile pre-riempito nel thread originale.
6. CONTROLLO UMANO: la bozza di sollecito resta nei Draft; la leggi, decidi se è ancora il caso, e la invii tu. Poi «Publish» per attivare lo Zap.

Che cosa ottieni. Per ogni email marcata «attesa-risposta» rimasta senza risposta dopo 7 giorni, una bozza di sollecito gentile nel thread; se la risposta è arrivata, nessuna bozza.

Trappole da evitare. Il follow-up è multi-step: sul Free a 2 step non si costruisce (serve Professional). E la condizione «nessuna risposta» va sul controllo del thread, non sull’assenza di nuove email in generale, altrimenti solleciti anche chi ti ha già risposto altrove.

Questo flusso si ricostruisce a mano: Zapier non importa i flussi da file. Segui i passi qui sopra.

Collaudo: Ricostruito da collaudo · 06/09/2026

W007 · Due caselle, una scrivania

Freemium · Avanzato · n8n · 40 min

Anche con: Make

Chi vive su due caselle fa il triage due volte: qui le regole restano diverse, la scrivania diventa una.

Che cosa ti serve

n8n (cloud o self-hosted), due caselle email raggiungibili via IMAP (o Gmail), registro in Google Sheets, una chiave API AI

Come funziona

1. Innesco doppio: nuova email sulla casella di lavoro O su quella personale.
2. Ogni casella passa dal SUO nodo regole (categorie e priorità diverse).
3. L’AI classifica con le regole della casella giusta: categoria, priorità, azione proposta.
4. Ogni email diventa una riga del registro unico (una scrivania sola).
5. Solo le urgenti generano un avviso riassuntivo.
6. CONTROLLO UMANO: tutto è proposta — leggi il registro e l’avviso, nessuna risposta parte da sola.

Che cosa ottieni. Ogni nuova email classificata secondo le regole della SUA casella nel registro unico; avviso solo per le urgenti; zero risposte automatiche.

Trappole da evitare. Le regole vanno scritte per casella, non in un unico prompt generico (un’email di lavoro sulla casella personale va riconosciuta, non trattata da spam); il registro con intestazioni chiare o le righe diventano illeggibili.

File: w007.json (blueprint da importare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Testato · con riserva · 05/09/2026

W008 · Le newsletter lette al posto tuo

A pagamento · Intermedio · Chat-agent · 20 min

Anche con: Make

Omar (consulente e-commerce, Torino) è iscritto a venti newsletter di settore e non le apre mai: la rassegna del lunedì gli dà i dieci punti che contano e i link giusti, invece di venti schede aperte e mai lette.

Che cosa ti serve

Un chatbot a pagamento con azioni programmate e connettore email — es. Gemini Google AI Pro (Azioni programmate + App connesse, via nativa in Italia), ChatGPT Plus (Scheduled tasks + connettore Gmail) o Claude Pro (task /schedule + connettore Gmail); casella email collegata; le newsletter già raccolte in un’etichetta/cartella dedicata

Come funziona

1. Prerequisito: fai in modo che le newsletter finiscano in un’etichetta/cartella dedicata (un filtro della posta) e collega la casella al chatbot.
2. Crea un’azione programmata in linguaggio naturale: «ogni lunedì alle 8:00 leggi le newsletter dell’ultima settimana nell’etichetta Newsletter».
3. Nel testo chiedi il formato: una sintesi in ~10 punti, ognuno con il link che merita davvero il click e una riga di perché.
4. Il chatbot conferma l’azione programmata (compito, orario, cadenza settimanale); imposta la notifica.
5. Il lunedì l’azione parte da sola e ti consegna la rassegna nella chat/notifica.
6. CONTROLLO UMANO: è una sintesi che leggi tu; il chatbot non si iscrive, non cancella e non risponde alle newsletter — decidi tu cosa aprire e cosa archiviare.

Che cosa ottieni. Ogni lunedì mattina una sintesi in una decina di punti delle newsletter della settimana, con i link che meritano il click; nessuna azione sulle email originali.

Trappole da evitare. Serve che le newsletter siano già raccolte in un’etichetta, altrimenti l’azione legge tutta la posta e la sintesi diventa un minestrone; e la cadenza settimanale a orario richiede il piano a pagamento (sul gratuito le azioni programmate hanno finestre approssimative o mancano).

File: w008.txt (istruzioni da incollare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Ricostruito da collaudo · 06/09/2026

W009 · Il reclamo intercettato al volo

Freemium · Intermedio · Make · 25 min

Anche con: n8n

A Sara (e-commerce artigianale «Cera Viva», Torino) il cliente arrabbiato che scrive alle 21 va visto subito, non domani in mezzo agli ordini: la notifica lo fa saltare la coda, con il contesto per capire di cosa si tratta.

Che cosa ti serve

Account Make (per l’uso reale un piano a pagamento: sul Free l’intervallo minimo è 15 minuti e l’AI consuma crediti-token); casella Gmail collegata; un bot Telegram con token e chat ID (v. telegram-botfather.md); un breve elenco delle tue parole-spia (reso, rimborso, avvocato, recensione, «pessimo», ecc.)

Come funziona

1. Innesco: Gmail «Watch emails» sulle nuove email in arrivo.
2. «Make AI Tools» → «Analyze sentiment» (più un controllo sulle parole-spia dell’elenco) valuta se l’email ha tono alterato / è un potenziale reclamo.
3. Un filtro («Set up a filter») lascia passare solo i casi negativi/urgenti, sopra la soglia che decidi tu.
4. Telegram «Send a Text Message or a Reply» ti manda subito la notifica con mittente, oggetto e una riga di contesto (chat ID mappato dall’output del trigger, non digitato).
5. CONTROLLO UMANO: qui il flusso NOTIFICA e basta — nessuna bozza automatica, nessuna risposta. Un reclamo lo gestisci tu, con la testa, non con un modello.

Che cosa ottieni. Per l’email con tono alterato o parole-spia, una notifica Telegram immediata (al controllo successivo) con mittente, oggetto e contesto; le altre email non generano nulla e nessuna risposta parte da sola.

Trappole da evitare. Niente bozza automatica sui reclami: è la scelta di design del flusso, non una dimenticanza — una risposta sbagliata a un cliente già arrabbiato peggiora tutto. E il tono va tarato: troppo sensibile e diventa un campanello che suona sempre; elenco parole-spia e soglia del filtro si aggiustano nelle prime settimane.

File: w009.json (blueprint da importare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Ricostruito da collaudo · 06/09/2026

W010 · Dall’email alla lista delle cose da fare

Gratis · Base · Zapier · 10 min

Anche con: Make

Le cose da fare che vivono nella casella muoiono nella casella: la stella trasforma «devo ricordarmi di rispondere» in una voce di lista con il link già pronto.

Che cosa ti serve

Account Zapier Free; casella Gmail; un’app di attività con connettore Zapier (per esempio Todoist o Google Tasks)

Come funziona

1. Innesco: metti la stella a un’email in Gmail — è il tuo gesto di decisione, e l’unico che serve.
2. Azione: Zapier crea l’attività nella tua app di task, con oggetto dell’email, mittente e link al messaggio.
3. Due passi, fine: è il formato massimo del piano Free (a settembre 2026). Il controllo umano qui sta nel disegno — il flusso scrive solo nella TUA lista: decidere cosa merita la stella e cosa rispondere resta compito tuo.

Che cosa ottieni. Ogni email stellata diventa un’attività nella tua app entro il giro di controllo successivo, con oggetto, mittente e link al messaggio.

Trappole da evitare. 100 task al mese sono circa 3 stelle al giorno: la stella è una decisione, non un archivio — se stelli tutto, il piano finisce a metà mese. E il piano Free controlla ogni 15 minuti: l’attività compare entro il quarto d’ora, non all’istante.

Questo flusso si ricostruisce a mano: Zapier non importa i flussi da file. Segui i passi qui sopra.

Collaudo: Ricostruito da collaudo · 06/09/2026

Documenti e preventivi · W011–W020

W011 · Il listino che risponde

Gratis · Base · Chat-agent · 15 min

Anche con: Make

Marta (fotografa, Verona) ha due listini e ogni «quanto viene un matrimonio più l’album?» le costa una ricerca a mano: qui la risposta esce citando la riga giusta, e resta lei a confermarla.

Che cosa ti serve

Un chatbot gratuito che legge i file (es. ChatGPT Free o Claude Free), il listino esportato dal foglio (PDF o CSV), un Project/spazio dove tenerlo. chat-nativo + gratis: nessun trigger automatico, si lancia sempre a mano (pattern W001).

Come funziona

1. A MANO (lancio manuale, sul gratuito niente trigger): quando aggiorni il listino, esportalo dal foglio (PDF o CSV) e caricalo come conoscenza di un Project (ChatGPT «New project» / Claude «Projects»).
2. Nelle istruzioni del Project fissi il ruolo: «rispondi solo con le voci del listino allegato, CITA sempre la riga usata, se una combinazione non esiste dillo — non stimare prezzi».
3. Apri una chat dentro il Project e chiedi in lingua naturale: «quanto viene X con Y?».
4. Il chatbot risponde col prezzo e cita la riga del listino da cui l’ha preso.
5. CONTROLLO UMANO: confronti la riga citata col listino vero prima di girare il prezzo al cliente; se il listino è cambiato, ricarichi il file (torni al passo 1).

Che cosa ottieni. A ogni domanda di prezzo, la risposta con la combinazione richiesta e la RIGA del listino citata; le combinazioni inesistenti dichiarate come tali invece di essere stimate.

Trappole da evitare. Il chatbot gratuito tende a «arrotondare» o a inventare una voce se non trova la combinazione: le istruzioni devono vietarlo e la riga citata va sempre riletta. Se il listino cambia e non ricarichi il file, risponde sul vecchio (è l’episodio del listino vecchio di Marta). Su Claude Free i Project non hanno RAG: se il listino è grande può non starci tutto in contesto → vedi voce di verifica.

File: w011.txt (istruzioni da incollare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Ricostruito da collaudo · 06/09/2026

W012 · Preventivo in bozza dal messaggio del cliente

Freemium · Intermedio · n8n · 25 min

Anche con: Zapier, Chat-agent

Il preventivo è il collo di bottiglia n.1 del freelance: da 40 minuti a 4.

Che cosa ti serve

Account n8n cloud (o self-hosted), listino in Google Sheets, casella Gmail collegata

Come funziona

1. Innesco: nuova email con etichetta "richiesta-preventivo".
2. L’AI estrae: cliente, lavori richiesti, urgenza.
3. Cerca i prezzi nel listino (Google Sheets).
4. Componi la bozza di preventivo dal template.
5. CONTROLLO UMANO: la bozza arriva in Drafts, la invii tu.

Che cosa ottieni. Bozza di preventivo completa in Drafts entro 2 minuti dall’email.

Trappole da evitare. Listino senza intestazioni chiare = estrazione sbagliata; il controllo umano NON si toglie.

File: w012.json (blueprint da importare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Testato · con riserva · 05/09/2026

W013 · Dal modulo al documento pronto

Gratis · Intermedio · Make · 30 min

Anche con: Zapier

Serena (personal trainer, Firenze) fa firmare lo stesso modulo d’iscrizione a ogni nuovo cliente: ricopiare i dati nel documento è tempo perso e fonte di refusi. Il modulo diventa il documento, con i campi al posto giusto.

Che cosa ti serve

Account Make Free (data center EU), un Google Form le cui risposte finiscono in un Google Sheet, un Google Doc usato come template con i segnaposto (es. {{nome}}, {{data}}, {{indirizzo}}), una cartella Drive per cliente. Nessuna AI: solo moduli standard (1 credito ciascuno).

Come funziona

1. Innesco: nuova riga nel foglio delle risposte del form (Google Sheets → «Watch new rows»).
2. Crea il documento dal template (Google Docs → «Create a Document from a Template»): mappi ogni campo del form nel suo segnaposto {{…}}.
3. Converti il documento in PDF (Google Drive → «Download a File», formato di export PDF).
4. Carica il PDF nella cartella del cliente su Drive (Google Drive → «Upload a File»), nella sottocartella «Da controllare».
5. CONTROLLO UMANO: il PDF resta in «Da controllare»; lo rileggi e sei TU a consegnarlo/inviarlo al cliente — il flusso non spedisce nulla da solo.

Che cosa ottieni. Per ogni form compilato: un PDF generato dal template con i dati al posto giusto, depositato nella sottocartella «Da controllare» del cliente, pronto per la tua rilettura.

Trappole da evitare. Il template deve avere i segnaposto scritti ESATTAMENTE come i campi mappati, altrimenti restano vuoti o testuali ({{nome}} non sostituito). Un form inviato due volte crea due documenti: serve una colonna «già elaborato» o si controlla a vista. Niente AI qui: se serve rielaborare il testo (non solo incastrare campi) il flusso cambia natura.

File: w013.json (blueprint da importare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Ricostruito da collaudo · 06/09/2026

W014 · La proforma dal foglio ordini

Gratis · Intermedio · Make · 25 min

Anche con: Zapier

La Ferramenta Esposito (Napoli) conferma decine di ordini a settimana: la proforma battuta a mano è il collo di bottiglia del banco. Qui la riga confermata diventa proforma in bozza, pronta al controllo.

Che cosa ti serve

Account Make Free (data center EU), foglio ordini in Google Sheets con una colonna «stato», un Google Doc template di proforma/ricevuta con i segnaposto, Gmail collegato per mettere la bozza. Nessuna AI: moduli standard.

Come funziona

1. Innesco: riga d’ordine nuova o aggiornata nel foglio ordini (Google Sheets → «Watch new rows»).
2. Filtro: passa solo se lo «stato» della riga è «confermato» (click sui puntini tra i moduli → «Set up a filter»: Stato = confermato).
3. Compila la proforma/ricevuta dal template (Google Docs → «Create a Document from a Template») con cliente, articoli, quantità, importi.
4. Converti il documento in PDF (Google Drive → «Download a File», export PDF).
5. Metti la proforma in bozza (Gmail → «Create a Draft»), destinatario il cliente, PDF allegato.
6. CONTROLLO UMANO: la proforma resta in Drafts; la controlli (importi e IVA su tutte) e la invii TU — mai invio automatico di un documento contabile.

Che cosa ottieni. Per ogni riga d’ordine che passa a «confermato»: una proforma/ricevuta dal template in bozza su Gmail, col PDF allegato, in attesa del tuo invio.

Trappole da evitare. Il filtro sullo stato è ciò che evita di emettere proforma su ordini non confermati: se manca, ogni riga scatena un documento. Gli importi restano quelli del foglio: se il foglio sbaglia, sbaglia la proforma — per questo resta in bozza. «Watch new rows» vede le righe NUOVE: se lo stato passa a «confermato» modificando una riga vecchia, potrebbe non scattare (usare una colonna-marcatore o «Search rows» a calendario).

File: w014.json (blueprint da importare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Ricostruito da collaudo · 06/09/2026

W015 · Il PDF diventa dati

Gratis · Base · Chat-agent · 10 min

Anche con: Make

Davide (geometra, Treviso) usa già Claude ogni tanto: ricopiare a mano una distinta o un ordine di 20 righe gli porta via venti minuti. Allega, chiede la tabella, rilegge: due minuti.

Che cosa ti serve

Un chatbot gratuito che legge PDF e immagini (es. ChatGPT Free o Claude Free). Il documento da estrarre (ordine, distinta, modulo — PDF, foto o scansione). chat-nativo + gratis: nessun trigger, si lancia a mano un documento alla volta (pattern W001).

Come funziona

1. A MANO (lancio manuale, un documento alla volta): apri una chat nuova e allega il PDF/la foto (sul gratuito non ci sono trigger automatici).
2. Chiedi l’estrazione in tabella indicando le colonne che vuoi (es. codice, descrizione, quantità, prezzo) e la regola: «ciò che non c’è resta vuoto, mai inventato; i numeri copiali come sono».
3. Il chatbot restituisce la tabella ordinata, che copi/incolli nel tuo foglio.
4. CONTROLLO UMANO: rileggi la tabella ACCANTO al documento originale — codici e numeri si controllano a vista — prima di usarla; in caso di dubbio fa fede il documento, non la tabella.

Che cosa ottieni. Da un documento in immagine/PDF: una tabella ordinata con le colonne richieste, i campi mancanti lasciati vuoti (non stimati), pronta da incollare nel foglio.

Trappole da evitare. Sui documenti scansionati storti o a bassa risoluzione l’estrazione sbaglia cifre: la rilettura a vista non è opzionale. Il chatbot tende a «completare» un campo vuoto plausibile: la regola «mai inventato» va scritta esplicita. Documenti lunghi o multi-pagina possono superare i limiti del piano gratuito → si spezzano.

File: w015.txt (istruzioni da incollare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Ricostruito da collaudo · 06/09/2026

W016 · Firmato, archiviato, registrato

Freemium · Intermedio · Zapier · 30 min

Anche con: Make

Lo Studio Bianchi (studio tecnico, Torino) ha un archivio da centinaia di file e la domanda ricorrente è «dov’è finito il contratto firmato?». Qui ogni firmato entra da solo nella cartella giusta, con la sua riga di registro e un avviso.

Che cosa ti serve

Account Zapier a piano Professional (o durante il trial 14 giorni): il flusso è multi-step (1 trigger + 3 azioni) e il Free si ferma a 2 step. Gmail (o una cartella Drive) dove arriva il documento firmato, cartelle cliente su Google Drive, registro in Google Sheets, un canale di notifica interno (Slack/Telegram/email).

Come funziona

1. Trigger: arriva il documento firmato (Gmail → «New Attachment», ricerca per etichetta «firmati»; in alternativa Google Drive → nuovo file nella cartella «firmati in arrivo»).
2. Azione: archivia il file nella cartella del cliente su Drive (Google Drive → «Upload File»), nome a convenzione data-cliente-oggetto.
3. Azione: scrivi la riga di registro (Google Sheets → «Create Spreadsheet Row») con documento, cliente, data, link al file e stato «DA VERIFICARE».
4. Azione: manda la notifica sul canale interno (Slack/Telegram/Email) «documento X archiviato, da confermare».
5. CONTROLLO UMANO: la riga di registro nasce «DA VERIFICARE»; una persona apre il file, controlla che sia nella cartella giusta del cliente e passa lo stato a «ok» — l’archiviazione automatica non chiude la pratica da sola.

Che cosa ottieni. Per ogni documento firmato in arrivo: file nella cartella del cliente, riga di registro «DA VERIFICARE» e notifica sul canale interno — in attesa della conferma umana che chiude la pratica.

Trappole da evitare. L’aggancio del cliente giusto dipende da come è scritto oggetto/nome file: se ambiguo, il file finisce nella cartella sbagliata — per questo la riga nasce «DA VERIFICARE» e si controlla. Sul Free (2 step) questo flusso NON gira: servono Professional o il trial. Le azioni Zapier consumano 1 task ciascuna (il trigger no): 3 task per documento.

File: w016.json (blueprint da importare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Ricostruito da collaudo · 06/09/2026

W017 · La comparativa dei fornitori

A pagamento · Intermedio · Chat-agent · 20 min

Anche con: Misto

L’Officina Bruni (Prato) sceglie ricambi e forniture confrontando listini eterogenei: il confronto a mano è lento e salta le esclusioni nascoste. L’agente allinea prezzi, condizioni ed esclusioni sul template dell’officina.

Che cosa ti serve

Un chatbot A PAGAMENTO che legge più file da una cartella: Claude Cowork (piano Pro in su) con «Use an existing folder», oppure ChatGPT con Projects/agent (Plus in su). Sul gratuito questa lettura multi-file di una cartella non c’è. I listini dei fornitori in un’unica cartella e un tuo template di tabella comparativa.

Come funziona

1. Prerequisito di piano: attiva un chatbot a pagamento con lettura di una cartella/più file (Cowork «Use an existing folder» o Project con più documenti) — dichiarato perché sul gratuito manca.
2. Metti i listini dei fornitori in un’unica cartella (o Project) e allega il tuo template di tabella comparativa.
3. Imposta l’approvazione MANUALE (non «Skip all approvals»): l’agente deve leggere, non scrivere nulla fuori senza il tuo ok.
4. Avvia la sessione chiedendo: «estrai da ogni listino prezzi, condizioni ed esclusioni e mettili a confronto sul mio template; dove un dato manca scrivi -, non stimarlo».
5. L’agente consegna la tabella delle differenze che contano, con una nota di ciò che non era comparabile.
6. CONTROLLO UMANO: verifichi le voci sui listini originali (i prezzi si citano dalla fonte) prima di decidere o di girare la tabella a chi sceglie.

Che cosa ottieni. Una tabella comparativa sul tuo template con prezzi, condizioni ed esclusioni per fornitore, e una nota esplicita delle voci non comparabili — da verificare sui listini originali.

Trappole da evitare. Listini con strutture diverse (sconti a scaglioni, minimi d’ordine, spese incluse/escluse) portano l’agente a «appiattire» il confronto: il template deve chiedere esplicitamente le esclusioni e i minimi. Il prezzo va SEMPRE ricontrollato alla fonte prima di una decisione d’acquisto. Variante «misto»: se i listini sono molti/pesanti, conviene estrarli prima con un flusso Make/n8n e poi confrontarli in chat.

File: w017.txt (istruzioni da incollare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Ricostruito da collaudo · 06/09/2026

W018 · Il preventivo accettato diventa cantiere

Freemium · Avanzato · n8n · 45 min

Anche con: Make

Il momento più bello (il sì del cliente) è anche quello in cui si semina il caos: qui il lavoro parte già ordinato.

Che cosa ti serve

n8n (cloud o self-hosted), casella email collegata, cartelle su Google Drive, registro clienti in Google Sheets, una chiave API AI

Come funziona

1. Innesco: la risposta del cliente al preventivo arriva in casella.
2. L’AI giudica con criterio severo: accettazione piena, con riserva, o no.
3. SOLO il sì pieno apre la commessa: cartelle standard (documenti, rilievi, elaborati, consegna).
4. La checklist di apertura commessa nasce già compilata nella cartella.
5. Il cliente entra nel registro con stato «aperta» (e un flag se manca il numero di preventivo).
6. CONTROLLO UMANO: il riepilogo arriva a te — la conferma al cliente la mandi TU.
7. «Ci pensiamo» o «sì, ma con condizioni»: nessuna cartella, solo un avviso — decidi tu.

Che cosa ottieni. Per ogni accettazione piena: cartelle di commessa, checklist di apertura e riga di registro pronti prima che tu risponda; per tutto il resto, un avviso e nessuna azione.

Trappole da evitare. Il criterio dell’AI DEVE essere severo: un 'va bene ma con lo sconto' che apre il cantiere da solo è un preventivo rinegoziato a tua insaputa; il flag sul numero di preventivo mancante non si toglie.

File: w018.json (blueprint da importare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Testato · con riserva · 05/09/2026

W019 · L’offerta in scadenza si fa viva

Freemium · Intermedio · Make · 30 min

Anche con: Zapier

Gennaro (idraulico, Torre del Greco) manda preventivi che scadono a 30 giorni e restano lettera morta: il lavoro c’era, si è perso nel silenzio. Qui, a ridosso della scadenza, esce una bozza di rilancio cortese pronta all’invio.

Che cosa ti serve

Account Make (Free basta per prove leggere; per la propria chiave AI e lo scheduling al minuto serve un piano a pagamento — di qui il tag freemium). Foglio preventivi in Google Sheets con data di validità e colonna «stato», Gmail collegato per mettere la bozza di rilancio.

Come funziona

1. Innesco a calendario: una volta al giorno (toolbar «every 15 minutes» → «Schedule settings» → «Once daily») il primo modulo cerca nel foglio preventivi (Google Sheets → «Search Rows») quelli con stato «in attesa».
2. Filtro: tieni solo i preventivi la cui validità (30 gg) scade entro pochi giorni (click sui puntini → «Set up a filter» sui giorni-alla-scadenza).
3. Scrivi la bozza di rilancio cortese (Make AI Tools → «Request anything», oppure con la tua chiave OpenAI/Anthropic): tono garbato, cita numero e oggetto del preventivo, nessun prezzo nuovo.
4. Metti il rilancio in bozza (Gmail → «Create a Draft») verso il cliente.
5. Avvisa te stesso dell’elenco in scadenza (email/notifica di riepilogo).
6. CONTROLLO UMANO: la bozza di rilancio resta in Drafts; la rileggi e la invii TU — un rilancio commerciale non parte da solo.

Che cosa ottieni. Ogni giorno: per i preventivi «in attesa» prossimi alla scadenza, una bozza di rilancio cortese in Drafts (numero e oggetto citati) più un riepilogo a te — nessun invio automatico.

Trappole da evitare. Il conteggio dei giorni alla scadenza dipende da come è scritta la data nel foglio (formato coerente!): un formato ambiguo fa scattare i rilanci troppo presto o troppo tardi. Lo stesso preventivo può ricevere due rilanci se lo stato non viene aggiornato: dopo l’invio, «in attesa» va cambiato. L’AI di Make consuma crediti a token: su Free bastano poche prove, non un giro quotidiano su molti preventivi (→ freemium).

File: w019.json (blueprint da importare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Ricostruito da collaudo · 06/09/2026

W020 · Il documento lungo, schedato

Freemium · Intermedio · n8n · 30 min

Anche con: Make

Il capitolato di sei pagine letto «poi» è un rischio che si firma: la scheda ti mette davanti importi, scadenze e clausole nascoste prima di decidere.

Che cosa ti serve

n8n (cloud o self-hosted), casella email collegata, registro documenti in Google Sheets, una chiave API AI

Come funziona

1. Innesco: il documento lungo (capitolato, contratto, convenzione) arriva in casella.
2. Il testo si estrae dall’allegato — o dal corpo del messaggio, se l’allegato non c’è.
3. L’AI compila la scheda: oggetto, controparte, importi, scadenze, rischi, cose da chiarire.
4. Gli importi «in lettere» diventano numeri; ciò che non c’è resta «non indicato», mai inventato.
5. La scheda entra nel registro documenti con stato «da verificare».
6. CONTROLLO UMANO: la scheda ti arriva via email — a decidere fa fede il documento, non il riassunto.

Che cosa ottieni. Per ogni documento in arrivo: scheda strutturata nel registro (importi, scadenze, rischi) e avviso email con la scheda completa, entro un paio di minuti.

Trappole da evitare. Gli importi scritti in lettere («euro ventiquattromilaseicento/00») vengono convertiti in numeri, ma la scheda NON fa fede: si decide sul documento originale; se più email arrivano nello stesso giro di posta il flusso deve trattarle UNA PER UNA (un nodo scritto per «la prima email» ne perde le altre in silenzio) e un’email pescata due volte produce una scheda doppia da cancellare a mano.

File: w020.json (blueprint da importare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Testato · con riserva · 05/09/2026

Clienti e CRM · W021–W030

W021 · Il contatto dal sito entra già qualificato

Gratis · Intermedio · Make · 25 min

Anche con: Zapier

Il contatto che arriva alle 23 non aspetta te sveglio: entra già in registro ordinato e con una prima ipotesi di cosa vuole, così la mattina apri una lista di lavoro, non una casella da smistare.

Che cosa ti serve

Account Make Free (data center EU); il form del sito che consegna le richieste a Make (webhook «Custom webhook», oppure un Google Sheet collegato al form); registro clienti in Google Sheets con le colonne decise prima (nome, contatto, tipo richiesta, urgenza, prossima azione, stato); casella Gmail collegata per la conferma di ricezione

Come funziona

1. Innesco: il form del sito consegna la richiesta a Make. Modulo trigger: «Custom webhook» (instant → parte subito anche su Free) oppure Google Sheets «Watch new rows» se il form scrive prima in un foglio (polling minimo 15 min su Free).
2. L’AI legge il messaggio e propone tipo richiesta (matrimonio, ritratto, evento), urgenza e prossima azione — modulo «Make AI Tools» → «Categorize text» / «Extract information» (senza chiave API, usa l’AI provider di Make).
3. Google Sheets «Add a row»: la richiesta entra nel registro con i campi proposti e lo stato «da verificare».
4. Conferma di ricezione impersonale (auto-invio ammesso, W021/P2): Gmail «Send an email» con testo fisso e neutro — «abbiamo ricevuto la tua richiesta, ti risponderemo a breve» — dichiarato come messaggio automatico. Nessuna promessa nel merito, nessun prezzo.
5. CONTROLLO UMANO: la qualificazione (tipo/urgenza/prossima azione) è una PROPOSTA in stato «da verificare»; prima di richiamare o preventivare la rileggi tu. Al cliente parte solo la conferma neutra, mai una risposta personalizzata dal flusso.

Che cosa ottieni. Ogni richiesta dal sito: una riga nel registro con tipo, urgenza e prossima azione proposti (stato «da verificare») e una conferma di ricezione neutra al mittente, pochi minuti dopo l’invio.

Trappole da evitare. La conferma automatica va tenuta impersonale e dichiarata come automatica (trasparenza, feature-matrix §9): non è la risposta, è solo «ricevuto». Il tipo/urgenza li propone l’AI, non li decide: lo stato «da verificare» esiste per questo. E il form aperto attira spam: un filtro sui campi obbligatori evita di riempire il registro di righe vuote e di bruciare crediti AI.

File: w021.json (blueprint da importare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Ricostruito da collaudo · 06/09/2026

W022 · Il benvenuto che parte da solo

Freemium · Base · Zapier · 20 min

Anche con: Make

Il cliente nuovo che nei primi giorni non sente nessuno è quello che dopo un mese chiede il rimborso: qui appena entra in registro parte la macchina dell’onboarding — le tue attività pronte e la bozza di benvenuto sul tavolo — così nessuno inizia nel silenzio e tu non ti dimentichi un passaggio.

Che cosa ti serve

Account Zapier su piano Professional (o durante il trial 14 giorni: il Free a 2 step non basta per un multi-step); registro clienti in Google Sheets; casella Gmail; un’app di attività con connettore Zapier (Todoist o Google Tasks) per le attività di onboarding

Come funziona

1. Innesco (Trigger): nuova riga nel registro clienti — Google Sheets «New Spreadsheet Row». Pannello a destra: Setup → Configure (scegli Spreadsheet e Worksheet) → Test trigger → «Continue with selected record».
2. Filtro (step Filter, non consuma task): passa solo se la riga è un cliente NUOVO confermato (una colonna «stato = nuovo»), non una modifica a un cliente già esistente.
3. Azione: crea le attività di onboarding nella tua app di task (es. Todoist «Create Task») — «prepara la scheda», «primo contatto personale», «invia il programma»: sono interne, assegnate a te.
4. Azione: prepara l’email di benvenuto dal modello. Di default come BOZZA — Gmail «Create Draft» — così la rileggi prima di mandarla; l’auto-invio è ammesso SOLO se il testo resta una presa in carico neutra e dichiarata automatica.
5. CONTROLLO UMANO: il benvenuto VERO (la telefonata, il messaggio personale della prima settimana) è un’attività di onboarding per te, non un invio del flusso. Pubblichi lo Zap con «Publish»; d’ora in poi ogni cliente nuovo genera la lista di onboarding e la bozza, mai un messaggio personale automatico al cliente.

Che cosa ottieni. Per ogni cliente nuovo nel registro: le attività di onboarding create nella tua app di task e una bozza di email di benvenuto pronta (o, se scelto, una presa in carico neutra inviata) — entro il giro di controllo dello Zap.

Trappole da evitare. Su Zapier è un multi-step: il Free a 2 step non lo fa, serve Professional (o il trial) — se resti sul Free il tag onesto è freemium, non gratis. «Il benvenuto che parte da solo» non vuol dire un messaggio personale sparato in automatico: il flusso crea le attività e la bozza, il tocco umano lo metti tu. E se l’email automatica la tieni accesa, va impersonale e marcata come automatica (art. 13 L.132).

File: w022.txt (istruzioni da incollare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Ricostruito da collaudo · 06/09/2026

W023 · La scheda cliente prima della chiamata

Gratis · Base · Chat-agent · 15 min

Anche con: Misto

Arrivare alla chiamata ricordando l’ultima richiesta del cliente vale più di dieci minuti di scavo in casella — e si nota.

Che cosa ti serve

Chatbot con i connettori di posta e foglio di calcolo collegati (cap. 3.5); un registro clienti anche minimo (nome, storico, note) in un foglio

Come funziona

1. Innesco: a comando — dieci minuti prima dell’appuntamento chiedi «preparami la scheda di [cliente]».
2. L’AI cerca nelle email gli scambi passati con quel cliente: richieste, risposte, questioni rimaste aperte.
3. Legge la sua riga nel registro: cosa ha comprato, quando, con quali note.
4. Compone la scheda: chi è, cosa vuole, cosa gli hai promesso e non è ancora chiuso.
5. CONTROLLO UMANO: la scheda è una proposta di lettura, non un verbale — le promesse citate le verifichi tu prima di ripeterle al telefono. Il flusso non scrive e non invia nulla.

Che cosa ottieni. Una scheda di una pagina: identità, storico essenziale, ultime richieste, promesse in sospeso — pronta due minuti dopo la richiesta.

Trappole da evitare. Se il registro è sporco (nomi scritti in tre modi), l’AI aggancia il cliente sbagliato: chiedi la scheda citando anche l’email del cliente, non solo il nome.

File: w023.txt (istruzioni da incollare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Ricostruito da collaudo · 06/09/2026

W024 · La rubrica pulita senza pomeriggi persi

Gratis · Intermedio · Chat-agent · 30 min

Anche con: n8n

La rubrica sporca è il pomeriggio perso a caccia del numero giusto tra tre schede dello stesso cliente: una sessione guidata fa il grosso del lavoro proponendo, e tu resti l’unico che decide cosa si fonde — così non perdi contatti veri per un’unione sbagliata.

Che cosa ti serve

Un chatbot anche gratuito che legge un file caricato (ChatGPT, Claude o Gemini free); la rubrica esportata in un foglio/CSV; una copia dell’originale messa da parte PRIMA di toccare qualsiasi cosa

Come funziona

1. Innesco: a comando — esporti la rubrica in CSV e la carichi (o la incolli) in chat con «aiutami a pulire questa rubrica, senza cambiare niente da solo».
2. L’AI accosta i probabili doppioni (lo stesso cliente scritto in tre modi) e li mette in coppia — li segnala, non li unisce.
3. Propone i numeri di telefono in un formato unico (prefisso +39, spazi e trattini tolti) e le maiuscole dei nomi a norma — come proposta in tabella, non come riscrittura.
4. Segnala i buchi: righe senza telefono, senza email, senza nome completo — così sai cosa manca prima di chiamare.
5. CONTROLLO UMANO: ogni unione e ogni correzione è una PROPOSTA in tabella (colonna «prima» / «dopo»); le approvi una per una tu. L’AI non riscrive e non salva nulla.
6. Applichi le sole approvate: reincolli la colonna pulita nel foglio (o, con connettore/variante n8n, le scrivi solo dopo il tuo ok).

Che cosa ottieni. Una tabella di proposte — doppioni accostati, telefoni normalizzati, buchi segnalati, ciascuna con «prima» e «dopo» — da approvare riga per riga e riportare nel foglio; nessuna modifica applicata dall’AI.

Trappole da evitare. Su un CSV grande (centinaia di contatti) il chatbot gratuito può troncare o «perdere» righe a metà sessione: lavora a blocchi (per lettera, per pagina) e confronta i conteggi prima/dopo. Due contatti con lo stesso nome non sono per forza un doppione (due «Mario Rossi» diversi): l’unione la decidi tu, mai l’AI. E la copia dell’originale messa da parte è la rete di sicurezza, non un vezzo.

File: w024.txt (istruzioni da incollare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Ricostruito da collaudo · 06/09/2026

W025 · Da WhatsApp al registro clienti

A pagamento · Avanzato · Make · 60 min

Anche con: n8n

I messaggi WhatsApp dei clienti sono il canale vero di un idraulico, e sono anche il buco nero dove una richiesta si perde tra due interventi: qui ogni messaggio entra in registro classificato e con una bozza pronta in coda, così rispondi con ordine invece di ricordarti «forse mi aveva scritto qualcuno».

Che cosa ti serve

Un numero WhatsApp Business collegato alla WhatsApp Business Platform (Cloud API di Meta, oppure un provider-ponte/BSP tipo 360dialog o Twilio) — questo è il passaggio che rende il flusso «a pagamento»; account Make con piano adeguato al volume; registro clienti in Google Sheets; un canale di approvazione per te (un foglio «da approvare» o un bot Telegram)

Come funziona

1. Prerequisito-ponte: predisponi il numero WhatsApp Business sulla WhatsApp Business Platform (Meta Business + WhatsApp Business Account + numero verificato; via Cloud API diretta o un BSP). È il «provider-ponte»: senza, il flusso non riceve nulla. I costi qui sono di Meta (a conversazione), non crediti Make.
2. Innesco: arriva un messaggio del cliente su WhatsApp → Make lo riceve (app «WhatsApp Business Cloud», trigger sui messaggi in arrivo via webhook).
3. L’AI classifica il messaggio (richiesta di intervento, preventivo, urgenza) ed estrae i dati utili — «Make AI Tools» → «Categorize text» / «Extract information».
4. Google Sheets «Add a row»: contatto, tipo richiesta, urgenza, testo, stato «da verificare» entrano nel registro.
5. L’AI prepara una BOZZA di risposta nel tono giusto (contestuale al messaggio) — modulo AI di Make.
6. La bozza finisce nella tua CODA DI APPROVAZIONE: una riga in un foglio «da approvare» o un messaggio Telegram «Send a Text Message or a Reply» a te — NON al cliente.
7. CONTROLLO UMANO: leggi la bozza, la correggi e la invii TU dal WhatsApp Business. Nessuna risposta parte in automatico: sul primo contatto e sul tono la decisione resta umana (e la finestra di risposta di 24h di WhatsApp va rispettata a mano).

Che cosa ottieni. Per ogni messaggio WhatsApp in arrivo: una riga nel registro clienti (contatto, tipo, urgenza, stato «da verificare») e una bozza di risposta nella coda di approvazione — nessun invio automatico al cliente.

Trappole da evitare. Il ponte WhatsApp è il vero ostacolo, non il flusso Make: serve la WhatsApp Business Platform (Meta o un BSP), con costi a conversazione di Meta e regole sulle finestre di 24h e sui template per i primi contatti — tutto da predisporre e verificare prima. Mai auto-rispondere: oltre alla regola di collana, un’auto-risposta fuori finestra o fuori template viene rifiutata o costa. La bozza è una proposta: contatto e tono li conferma Gennaro.

File: w025.json (blueprint da importare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Ricostruito da collaudo · 06/09/2026

W026 · Il cliente fermo da 90 giorni

Gratis · Intermedio · Make · 20 min

Anche con: Zapier

I clienti non si perdono con un litigio: evaporano nel silenzio. Un giro a settimana sul registro fa affiorare chi sta evaporando — con il contesto già in mano per scrivergli qualcosa di sensato.

Che cosa ti serve

Account Make Free; registro clienti in un foglio di calcolo con una colonna «ultima interazione» in formato data; un canale dove ricevere il promemoria (email o Telegram, come nel quick win)

Come funziona

1. Innesco: pianificazione una volta a settimana (il lunedì mattina) — sul piano Free lo scenario occupa uno dei due posti attivi.
2. Lo scenario legge il registro clienti dal foglio: nome, ultima interazione, ultima cosa comprata o chiesta, note.
3. Filtro: passano solo i clienti con ultima interazione più vecchia di 90 giorni.
4. Per ciascuno, l’AI compone una bozza di ricontatto breve che parte dal contesto vero (l’ultimo lavoro fatto, la nota che avevi scritto) — mai un «come va?» generico.
5. CONTROLLO UMANO: l’elenco dei fermi con le bozze arriva a te sul canale scelto; decidere chi ricontattare, correggere e inviare resta compito tuo. Il flusso non scrive ai clienti.

Che cosa ottieni. Ogni lunedì mattina un messaggio con i clienti fermi da 90+ giorni e, per ciascuno, una bozza di ricontatto personalizzata pronta da rileggere.

Trappole da evitare. Se la colonna «ultima interazione» mescola formati di data (3/2/2026, 2026-02-03, «inizio febbraio»), il filtro dei 90 giorni sbaglia in silenzio: una colonna in formato data vero è il prerequisito, non un vezzo. E il registro va aggiornato quando ricontatti: altrimenti lunedì prossimo il flusso ti ripropone gli stessi nomi.

File: w026.json (blueprint da importare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Ricostruito da collaudo · 06/09/2026

W027 · Le recensioni, viste e risposte

Freemium · Avanzato · n8n · 45 min

Anche con: Make

La recensione negativa letta dopo una settimana è un cliente perso due volte: qui la vedi subito, con una bozza già nel tuo tono per rispondere a mente fredda.

Che cosa ti serve

n8n (cloud o self-hosted), accesso alla fonte recensioni della tua attività (profilo Google Business o piattaforma equivalente), guida di stile in un file, una chiave API AI

Come funziona

1. Ogni giorno a orario fisso il flusso raccoglie le recensioni nuove (le già viste restano fuori).
2. La guida di stile della casa si legge da un file: la voce è la tua, non quella del modello.
3. L’AI classifica il tono di ognuna — positivo, neutro, negativo, ambiguo — e la sintetizza in una riga.
4. Per ogni recensione nasce una bozza di risposta nel tuo stile, nella lingua del recensore.
5. Le NEGATIVE non aspettano il riepilogo: una notifica immediata ciascuna.
6. CONTROLLO UMANO: sintesi del tono e bozze in un riepilogo — pubblicare le risposte tocca a te.
7. Gli id processati finiscono nella memoria del flusso: domani solo le nuove.

Che cosa ottieni. Ogni giorno: una notifica immediata per ogni recensione negativa e un riepilogo con sintesi del tono e bozze di risposta pronte; nessuna risposta pubblicata in automatico.

Trappole da evitare. La regola «rispondi nella lingua del recensore» scritta una volta sola viene ignorata: va marcata con forza e riferita alla SINGOLA recensione, o le bozze escono tutte in italiano; mai promettere sconti o rimborsi per iscritto nelle risposte pubbliche (la guida di stile deve dirlo); la memoria delle recensioni già viste va salvata DOPO l’invio del riepilogo, o un errore a metà la brucia.

File: w027.json (blueprint da importare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Testato · con riserva · 05/09/2026

W028 · Il questionario dopo il lavoro

Freemium · Intermedio · Zapier · 30 min

Anche con: Make

Il questionario che «mandiamo quando ci ricordiamo» non si manda mai, e i motivi per cui un cliente non torna restano un sospetto: agganciarlo alla chiusura del lavoro lo rende automatico, e la sintesi di fine mese trasforma dieci risposte sparse in tre cose concrete da sistemare.

Che cosa ti serve

Account Zapier su piano Professional (o trial: i due Zap sono multi-step, il Free a 2 step non basta); registro lavori in Google Sheets con una colonna «stato»; un modulo per il questionario (Google Forms o Zapier Forms) che scrive le risposte in un foglio; casella email

Come funziona

1. Innesco (Zap 1): segni un lavoro come «chiuso» nel registro — Google Sheets «Updated Spreadsheet Row» (Setup → Configure: colonna «stato» = chiuso → Test trigger). È la tua decisione a far partire tutto.
2. Azione: Zapier invia al cliente il questionario da modello — email impersonale col link al form, dichiarata come messaggio automatico. È l’unico invio auto ammesso qui (una richiesta neutra, non una risposta nel merito).
3. Raccolta (Zap collegato): ogni nuova risposta del form finisce come riga nel foglio risposte (trigger «New Form Response» → azione «Create Spreadsheet Row»).
4. Sintesi mensile (Zap 2): trigger «Schedule by Zapier» una volta al mese → l’AI (AI by Zapier / step di riepilogo) legge le risposte del mese e scrive cosa migliorare — voti medi, lamentele ricorrenti, elogi.
5. CONTROLLO UMANO: la sintesi arriva a te (email interna); leggerla e decidere cosa cambiare in officina è il lavoro umano. Il flusso non risponde ai clienti e non agisce sui giudizi da solo.

Che cosa ottieni. Alla chiusura di ogni lavoro: il questionario inviato al cliente e le risposte raccolte in un foglio. A fine mese: una sintesi con voti, ricorrenze e cosa migliorare, recapitata a te per uso interno.

Trappole da evitare. Sono più Zap e sono multi-step: il Free a 2 step non li fa, serve Professional (o il trial) — tag onesto freemium. L’invio del questionario, pur automatico, va tenuto impersonale e dichiarato automatico (art. 13 L.132). E attenzione a non tempestare: un solo questionario per lavoro chiuso, non uno per ogni modifica di riga — il trigger sullo stato «chiuso», non su ogni «Updated Row» generica, o mandi tre questionari allo stesso cliente.

File: w028.txt (istruzioni da incollare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Ricostruito da collaudo · 06/09/2026

W029 · Ricorrenze senza pensarci

A pagamento · Base · Chat-agent · 20 min

Anche con: Make

Le ricorrenze sono soldi che la ferramenta lascia sul tavolo per dimenticanza: il cliente che ogni ottobre prende l’antigelo, il rinnovo che scade. Un giro settimanale automatico le fa affiorare con la bozza già pronta, così il ricontatto parte perché te lo sei ricordato, non per caso.

Che cosa ti serve

Un chatbot con le azioni programmate su un piano a pagamento — per esempio ChatGPT con le «Scheduled tasks» (da Plus in su) oppure Gemini con le «Azioni programmate» (Google AI Pro, con «Salva l’attività» attivo); il registro ricorrenze in un foglio collegato via connettore/App connesse (cliente, tipo ricorrenza, data/cadenza, ultimo contatto)

Come funziona

1. Prerequisito: attiva il chatbot su un piano a pagamento con le azioni programmate e collega il foglio delle ricorrenze (ChatGPT «Connettori» / Gemini «App connesse»).
2. Innesco: crei un’azione programmata settimanale scrivendola in linguaggio naturale nella chat — «ogni lunedì alle 8 controlla le ricorrenze della settimana e preparami i promemoria». Il chatbot conferma con un riepilogo dell’azione (compito, orario, cadenza).
3. A ogni giro l’AI legge il registro e individua le ricorrenze in arrivo nei prossimi giorni: rinnovi, ricambi stagionali (il filtro antigelo a ottobre, le zanzariere a maggio), anniversari commerciali.
4. Per ciascuna prepara un promemoria con una BOZZA di messaggio al cliente, contestuale: cosa scade o torna utile, cosa proporre.
5. CONTROLLO UMANO: promemoria e bozze arrivano a te (chat non letta sul web, o notifica su mobile); scegliere chi contattare, correggere il tono e inviare resta tuo. Il flusso non scrive ai clienti.

Che cosa ottieni. Ogni settimana, all’orario scelto, un promemoria con le ricorrenze in arrivo e, per ciascuna, una bozza di messaggio pronta da rileggere e inviare a mano.

Trappole da evitare. È a pagamento perché l’esecuzione è programmata: su piano gratuito le azioni a orario non ci sono (o sono limitate) — il tag «pagamento» è onesto, non pigro. Su Gemini «Salva l’attività» dev’essere attivo, ma lo stesso interruttore governa l’addestramento: per i dati dei clienti valutare un piano business. E le date del registro vanno in un formato vero, o «scade a primavera» non diventa mai un promemoria alla settimana giusta.

File: w029.txt (istruzioni da incollare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Ricostruito da collaudo · 06/09/2026

W030 · La pipeline del lunedì

Freemium · Intermedio · n8n · 30 min

Anche con: Make

Il lunedì mattina il portafoglio è già in ordine di priorità: sai chi richiamare e quale scadenza incombe prima ancora di aprire la posta.

Che cosa ti serve

n8n (cloud o self-hosted), registro trattative in Google Sheets, canale interno (bot Telegram o email), una chiave API AI

Come funziona

1. Ogni lunedì alle 8 il flusso legge il registro trattative.
2. Un passaggio di normalizzazione mette in fila date scritte in tre modi, importi con spazi e punti, stati mancanti.
3. La fotografia: aperte e chiuse, giorni dall’ultimo contatto, valore certo del portafoglio.
4. L’AI scrive il punto: cosa avanza, cosa langue (21+ giorni di silenzio), le 3 azioni della settimana.
5. Le anomalie del registro finiscono in coda al report: le sistemi quando puoi.
6. CONTROLLO UMANO: il punto arriva sul tuo canale interno — è un riepilogo per te, nessun cliente riceve nulla.

Che cosa ottieni. Ogni lunedì alle 8: un messaggio sul canale interno con il colpo d’occhio, cosa avanza, cosa langue e le 3 azioni della settimana — costruito solo dai dati del registro.

Trappole da evitare. «Attendere» non è un’azione: se il prompt non lo vieta, il modello riempie le 3 azioni ricopiando l’elenco di cosa avanza; le scadenze scritte nelle note (un bando, una proroga) si pescano solo dando loro precedenza esplicita nel prompt; le date «25 agosto» o «28/08/2026» nel registro vanno normalizzate PRIMA dell’AI, non lasciate al modello.

File: w030.json (blueprint da importare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Testato · con riserva · 05/09/2026

Marketing e contenuti · W031–W040

W031 · Dall’idea al post, senza pagina bianca

Gratis · Base · Chat-agent · 20 min

Anche con: Make

Anna (copywriter, Milano) il lunedì non parte dalla pagina bianca: il Project conosce già il tono del cliente e le prepara le bozze della settimana — a lei resta la rifinitura, non l’invenzione da zero.

Che cosa ti serve

Piano GRATUITO di un chatbot con i Projects di Chat (nel libro: Claude, Projects su Free — max 5, senza RAG); un foglio delle idee (esportato o incollato, oppure caricato come file nel progetto); la tua guida di stile in un file breve. Nessun connettore a pagamento: tutto a lancio manuale.

Come funziona

1. Lancio manuale (piano gratuito: nessun trigger automatico, parti tu). Il lunedì apri il Project "Post social" già predisposto con la tua guida di stile.
2. Incolli (o alleghi) le righe della settimana dal foglio delle idee: argomento, canale, note.
3. Chiedi le bozze: per ogni idea un post nel TUO tono, della lunghezza del canale, senza claim inventati né promesse.
4. L’AI propone le bozze con, sotto ciascuna, una riga di motivo (l’angolo scelto) e i punti dove servono i tuoi dati veri (date, prezzi).
5. CONTROLLO UMANO: rileggi, correggi il tono e i fatti; le bozze restano nel Project, la pubblicazione la fai tu dal canale.
6. Le tue correzioni si annotano nella guida di stile del Project: la settimana dopo sbaglia meno.

Che cosa ottieni. Un blocco di bozze di post nel tuo tono, una per idea, con l’angolo motivato e i buchi-dati segnalati — pronte per la tua rilettura, mai pubblicate da sole.

Trappole da evitare. Sul piano gratuito niente esecuzione automatica: il lancio è tuo (pattern del libro); i Projects free non hanno RAG, quindi la guida di stile va tenuta corta e citata, non un dossier da 50 pagine; l’AI, se non glielo vieti, inventa prezzi e date: la guida deve dire chiaro 'i numeri li metto io'; le 'istruzioni di progetto' vere sono, su alcuni chatbot, una funzione a pagamento — sul gratuito la guida di stile vive come file/messaggio del progetto, non come project instructions.

File: w031.txt (istruzioni da incollare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Ricostruito da collaudo · 06/09/2026

W032 · Il calendario editoriale che si riempie

Gratis · Intermedio · Make · 35 min

Anche con: n8n

Anna apre il calendario e non è vuoto: ci sono già gli spunti del giorno con l’angolo giusto e il link alla fonte — sceglie, non cerca dieci siti a mano.

Che cosa ti serve

Account Make (piano Free: 1.000 crediti/mese, intervallo minimo 15 min, max 2 scenari attivi); le fonti di settore come feed RSS; un foglio 'calendario editoriale' in Google Sheets collegato con una connessione Google.

Come funziona

1. Trigger a tempo: lo scenario parte una volta al giorno al mattino (Scheduling → "Once daily"; su Free l’intervallo minimo è 15 min, ma "una volta al giorno" basta).
2. Legge le fonti: modulo RSS "Watch RSS feed items" (uno o più feed) → porta dentro titoli ed estratti nuovi delle ultime 24 ore.
3. Un filtro ("Set up a filter") tiene solo il pertinente (parole-chiave del tuo settore) e scarta ciò che è già in calendario.
4. Modulo AI integrato "Make AI Tools → Request anything": per ogni notizia propone UN argomento con l’angolo per il TUO pubblico e una riga di perché — sui fatti della fonte, senza inventare.
5. Google Sheets "Add a row": la proposta entra nel calendario con stato "DA VALUTARE", con fonte e link.
6. CONTROLLO UMANO: le proposte restano righe "da valutare"; sei tu a promuoverle a "in produzione" — niente entra come approvato da solo.

Che cosa ottieni. Ogni mattina qualche riga nuova nel calendario editoriale in stato 'da valutare', con argomento, angolo, perché e fonte — pronte per la tua selezione.

Trappole da evitare. L’AI integrata di Make consuma crediti a TOKEN (non 1 credito secco): un giro quotidiano su molte fonti può mangiare i 1.000 crediti Free in fretta — tieni poche fonti e misura il consumo nella bolla operazioni prima di alzare il ritmo; il trigger va messo una volta sola e all’inizio; senza il filtro anti-doppione il calendario si riempie della stessa notizia ogni mattina.

File: w032.json (blueprint da importare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Ricostruito da collaudo · 06/09/2026

W033 · Un contenuto, cinque vestiti

Gratis · Base · Chat-agent · 20 min

Anche con: Make

L’Agriturismo Le Robinie scrive una volta il pezzo sulla vendemmia e si ritrova cinque contenuti pronti per cinque canali — invece di riscrivere lo stesso concetto cinque volte.

Che cosa ti serve

Piano GRATUITO di ChatGPT; le istruzioni personalizzate (Custom Instructions, disponibili anche su Free) impostate col tuo tono; un Project 'Declinazioni' (Projects su Free) dove tieni gli esempi delle 5 forme. Il contenuto di partenza (articolo o trascrizione del video) da incollare o allegare.

Come funziona

1. Lancio manuale (piano gratuito: nessuna esecuzione a tempo, parti tu). Apri il Project "Declinazioni".
2. Incolli o alleghi il contenuto pronto (articolo, trascrizione del video).
3. Chiedi le 5 declinazioni: post social breve, testo per newsletter, versione ultra-breve, una domanda per il pubblico, una citazione da immagine — tutte nel tuo tono.
4. L’AI le produce nelle 5 forme, ciascuna adattata al canale (lunghezze e taglio), sui fatti del contenuto originale.
5. CONTROLLO UMANO: rileggi, tagli, sistemi il tono locale (i nomi dei luoghi, dei piatti, dei prodotti); pubblicare ogni pezzo resta un gesto tuo, sul canale giusto.

Che cosa ottieni. Dallo stesso contenuto, cinque versioni pronte (social, newsletter, breve, domanda, citazione) nel tuo tono — da rileggere e pubblicare a mano.

Trappole da evitare. Le istruzioni personalizzate su ChatGPT sono UN solo set globale: se cambi cliente/tono le riscrivi (o le tieni dentro il Project); su Free niente azioni programmate, il lancio è manuale; l’AI tende ad 'arricchire' con dettagli non presenti nel contenuto (un premio, una data) — nel prompt vietaglielo esplicitamente; la creazione di un GPT vero è a pagamento, quindi qui si usa Project + istruzioni personalizzate, che stanno sul gratuito.

File: w033.txt (istruzioni da incollare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Ricostruito da collaudo · 06/09/2026

W034 · Il post parte quando dico io

Freemium · Intermedio · Make · 40 min

Anche con: Zapier

FormaViva scrive i post in pace il venerdì; escono quando il pubblico c’è, senza dover ricordarsi di premere 'pubblica' alle 18 di domenica — ma nulla parte senza il suo 'APPROVATO'.

Che cosa ti serve

Account Make (per la pubblicazione a orario serve lo scheduling frequente: sul Free l’intervallo minimo è 15 min — accettabile per 'parte all’ora giusta a ±15 min'; per il minuto esatto serve Core, di qui il freemium); un foglio 'coda social' in Google Sheets con colonne testo, canale, data/ora, stato, pubblicato; le connessioni ai canali (pagine/profili) autorizzate.

Come funziona

1. A monte (fuori automazione): il venerdì scrivi TU i post e nel foglio metti testo, canale, data/ora di uscita e stato. Il CONTROLLO UMANO è qui: solo le righe che segni "APPROVATO" verranno mai toccate.
2. Trigger a tempo: lo scenario gira a intervalli (Scheduling → "At regular intervals"; Free min 15 min).
3. Google Sheets "Search rows": prende le righe con stato = "APPROVATO", data/ora ≤ adesso e "pubblicato" vuoto.
4. Un filtro ("Set up a filter") fa da cancello: se lo stato non è esattamente "APPROVATO", la riga non passa (nessun post non approvato esce mai).
5. Router per canale → il modulo di pubblicazione del canale giusto pubblica il testo già approvato.
6. Google Sheets "Update a row": segna "pubblicato" con data/ora, così non riesce due volte.
7. Variante prudente (consigliata nel libro dove il canale la offre): invece di pubblicare, il modulo mette il post nella coda programmata NATIVA del canale come bozza/schedulato — anche l’ultimo gesto resta revocabile.

Che cosa ottieni. I post che HAI approvato nel foglio escono al giorno e all’ora impostati; le righe non approvate restano ferme; il foglio segna cosa è uscito e quando.

Trappole da evitare. Il cancello è la colonna 'APPROVATO': scritta con una dicitura diversa (spazi, minuscole) il filtro la lascia passare o la blocca a sorpresa — usa un valore fisso da menu a tendina; su Free l’intervallo minimo è 15 min, quindi l’uscita è 'intorno' all’orario, non al secondo (per il minuto esatto serve Core); senza il 'pubblicato = sì' a fine giro lo stesso post può uscire due volte; MAI far scrivere E pubblicare all’AI nello stesso giro — il testo lo approvi tu prima (decisione B2 della collana).

File: w034.json (blueprint da importare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Ricostruito da collaudo · 06/09/2026

W035 · La newsletter che si monta da sola

Freemium · Avanzato · n8n · 45 min

Anche con: Make

A fine mese Sara ha già la lettera di Cera Viva montata: i post del mese in vetrina, le novità coi prezzi giusti, il suo template rispettato — resta solo la rilettura davanti al caffè, non la pagina bianca.

Che cosa ti serve

n8n (cloud o self-hosted), registro dei contenuti pubblicati e registro novità in Google Sheets, template HTML della newsletter (il TUO), una chiave API AI

Come funziona

1. Il 28 del mese alle 17 il flusso legge il registro dei contenuti pubblicati e quello delle novità.
2. Un passaggio di pulizia tiene solo il mese in corso: fuori i contenuti programmati non ancora usciti, i doppioni contati una volta, le mancanze (link, prezzi) segnalate.
3. L’AI scrive i testi nel tuo tono: oggetto, intro, un blocco per ogni contenuto, le novità coi prezzi FORNITI — mai inventati, mai sconti di sua iniziativa.
4. Il flusso impagina i testi sul TUO template HTML: la struttura, i colori e la firma non li tocca nessuno.
5. Le note di revisione (cosa è stato escluso e perché, cosa esce senza link o senza prezzo) si accodano in testa alla bozza.
6. CONTROLLO UMANO: la bozza arriva nella TUA casella; rileggi, sistemi quel che va sistemato, e la spedizione agli iscritti la fai tu dal tuo strumento di invio.

Che cosa ottieni. Il 28 del mese: una bozza di newsletter già impaginata sul tuo template, coi contenuti del mese e le novità sul banco, più l’elenco di ciò che è stato escluso e perché — pronta per la tua rilettura, mai spedita da sola.

Trappole da evitare. Il registro contiene anche i contenuti PROGRAMMATI: senza il filtro sulla data futura finiscono in newsletter prima di uscire; un nodo di lettura a metà catena gira una volta PER OGNI item in ingresso (registro novità letto 6 volte = novità moltiplicate): serve l’opzione Execute Once; se il template elenca i segnaposto nel commento di testa, replace() sostituisce QUELLA occorrenza e lascia i segnaposto veri in pagina (serve replaceAll); la regola sul prezzo mancante va declinata sul singolo elemento («per OGNI novità guarda il SUO prezzo»), scritta una volta sola sul lotto viene ignorata.

File: w035.json (blueprint da importare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Testato · con riserva · 05/09/2026

W036 · La rassegna del mattino

A pagamento · Base · Chat-agent · 20 min

Anche con: Make

Omar (consulente e-commerce, Torino) alle 7 ha già sott’occhio le 5 cose del settore che contano, con il perché in una riga — informato prima del caffè, senza aprire dieci siti.

Che cosa ti serve

Un piano che dia le Azioni programmate di Gemini in Italia — Google AI Pro (o Ultra) — con 'Salva l’attività' (Keep Activity) attivo; le App connesse che ti servono attivate (se vuoi che peschi anche da Gmail/Calendar). Le Azioni programmate sono disponibili in Italia; Gemini Spark NO.

Come funziona

1. Prerequisito acceso: verifica che "Salva l’attività" sia ON (senza, Azioni programmate e App connesse non funzionano) e che il piano idoneo sia attivo.
2. Nella casella della chat scrivi l’azione in linguaggio naturale: "Ogni giorno feriale alle 7:00 fammi le 5 notizie del mio settore che contano davvero, ciascuna con una riga di perché".
3. Gemini riconosce che è ricorrente e ti conferma con un riepilogo (compito, orario, cadenza); tu confermi.
4. All’ora prevista l’azione parte da sola: la rassegna arriva come chat non letta (web) o notifica push (mobile).
5. CONTROLLO UMANO: la rassegna è solo da LEGGERE — niente viene inoltrato o pubblicato; se una notizia merita, apri la chat e chiedi TU l’approfondimento o la bozza. L’elenco si gestisce (pausa/modifica/elimina) da "Impostazioni e guida → Azioni programmate".

Che cosa ottieni. Ogni mattina feriale una rassegna di alcune notizie con una riga di perché ciascuna, consegnata in chat/notifica — da leggere, non un’azione verso l’esterno.

Trappole da evitare. Senza 'Salva l’attività' ON l’azione non parte (ed è lo stesso interruttore dell’addestramento: per i dati dei clienti la via pulita è Workspace, non lo spegnimento); massimo 10 azioni attive; Gemini non è uno scheduler 'al secondo' garantito — per orari critici il libro rimanda a Make/n8n; in Italia NON esiste Spark, si usano le Azioni programmate; nessuna promessa di puntualità o di numero esatto di notizie va incisa finché non la vedi tu.

File: w036.txt (istruzioni da incollare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Ricostruito da collaudo · 06/09/2026

W037 · Le domande dei clienti diventano contenuti

Gratis · Intermedio · Make · 35 min

Anche con: Chat-agent

Da Nino smette di rispondere venti volte 'siete aperti a Ferragosto?': la domanda che torna diventa una FAQ scritta una volta, e le altre risposte si accorciano.

Che cosa ti serve

Account Make Free; un foglio 'domande clienti' in Google Sheets dove confluiscono le domande vere (da email/recensioni, raccolte a mano o da un altro flusso); un foglio o documento 'proposte contenuti' dove finiscono le bozze.

Come funziona

1. Trigger a tempo: una volta a settimana (Scheduling → "Weekly").
2. Google Sheets "Search rows": legge le domande raccolte nella settimana (o non ancora lavorate).
3. Modulo AI integrato "Make AI Tools → Request anything": raggruppa le domande che chiedono la stessa cosa e, per il gruppo più frequente, propone una FAQ/bozza di articolo che risponde a tutti — sui fatti che fornisci, senza inventare orari o prezzi.
4. Google Sheets "Add a row" nel foglio proposte: titolo, bozza, quante domande copre, stato "BOZZA".
5. CONTROLLO UMANO: la proposta è una BOZZA da rileggere e completare coi dettagli veri (orari, prezzi del giorno); pubblicare (sito/social/menu) resta tuo.

Che cosa ottieni. Ogni settimana una bozza di FAQ/articolo che risponde alla domanda più ricorrente, con il conteggio di quante domande copre — da rileggere e pubblicare tu.

Trappole da evitare. L’AI integrata consuma crediti a token: un giro settimanale è leggero, ma misura comunque il consumo prima di infittirlo; se il foglio domande è sporco (stessa domanda scritta in dieci modi) il raggruppamento aiuta ma va ricontrollato; la bozza NON deve inventare orari/prezzi/chiusure — quelli li metti tu in rilettura (una FAQ sbagliata sugli orari fa più danni del silenzio).

File: w037.json (blueprint da importare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Ricostruito da collaudo · 06/09/2026

W038 · Il catalogo si descrive da solo

Freemium · Avanzato · n8n · 45 min

Anche con: Make

Le dieci schede arretrate del negozio di Sara si scrivono in un giro solo, nel suo tono e coi suoi dati: a lei resta la rilettura e il click su Pubblica — non il pomeriggio a fissare il campo descrizione vuoto.

Che cosa ti serve

n8n (cloud o self-hosted), un negozio WooCommerce con accesso amministratore (per l’API REST basta una Application Password di WordPress: si crea dal profilo utente, niente chiavi WooCommerce), il foglio dati dei prodotti in Google Sheets, la tua guida di stile in un file, una chiave API AI

Come funziona

1. Una volta a settimana (martedì alle 9) il flusso legge il foglio dati dei prodotti e la tua guida di stile.
2. Chiede al negozio lo stato REALE del catalogo via API REST, bozze comprese: righe doppie contate una volta, righe già lavorate nei giri precedenti saltate, mancanze (prezzo, profumo) segnalate.
3. L’AI scrive descrizione e descrizione breve nel tuo stile, per OGNI prodotto sui SUOI dati: se il prezzo non c’è non lo cita, se un dato manca non lo inventa, della disponibilità non parla (quella la mostra il negozio), le tue note sgrammaticate le riscrive senza cambiarne il senso.
4. I prodotti nuovi nascono sul negozio in stato BOZZA; se la bozza esiste già si aggiorna quella (mai doppioni al giro ripetuto). I prodotti GIÀ PUBBLICATI non si toccano: per loro la scheda arriva come proposta nel riepilogo.
5. CONTROLLO UMANO: il riepilogo (bozze scritte, proposte, note di revisione) arriva nella TUA casella; rileggi le bozze nel negozio e pubblicare resta un gesto tuo.

Che cosa ottieni. Dopo il giro: i prodotti nuovi del foglio stanno sul negozio come bozze già scritte nel tuo stile, e in casella c’è il riepilogo di cosa rileggere e cosa manca (prezzi, dati, prodotti esauriti) — nessun prodotto pubblicato senza il tuo click.

Trappole da evitare. Un prodotto GIÀ PUBBLICATO non va aggiornato dal flusso: cambiare la descrizione live è pubblicare senza controllo (per quelli la scheda viaggia solo come proposta in email); il nodo Read File su un file che ancora non esiste (la memoria del primo giro) NON dà errore: rende zero item e il flusso muore in silenzio — serve l’impostazione «Always Output Data»; Convert to File (toJson) scrive sempre un ARRAY di item: alla rilettura la tua mappa torna avvolta in [ ]; la regola «non promettere disponibilità» scritta così fa DICHIARARE l’esaurito dentro la descrizione: va scritta «della disponibilità non parlare affatto» (la scheda deve restare vera anche quando il prodotto torna); su un WordPress in http le Application Password sono disabilitate di default (per il negozio di prova locale serve WP_ENVIRONMENT_TYPE=local; il negozio vero in https non ha il problema).

File: w038.json (blueprint da importare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Testato · con riserva · 05/09/2026

W039 · La guida in cambio dell’email

Freemium · Intermedio · Zapier · 35 min

Anche con: Make

Omar mette online la guida 'in cambio dell’email': chi la scarica la riceve subito e finisce nel registro già etichettato per provenienza — lui vede da dove arrivano i contatti e li ricontatta a mano.

Che cosa ti serve

Account Zapier (il flusso ha 3 passi — trigger + 2 azioni — quindi serve il piano Professional o il trial, NON il Free a 2 step); un modulo di raccolta (Zapier Forms o Google Forms); il PDF della guida ospitato con un link stabile; un registro contatti (Google Sheets o CRM).

Come funziona

1. Trigger: nuova richiesta dal modulo (es. Google Forms "New Response in Spreadsheet", oppure Zapier Forms). Il trigger non consuma task.
2. Azione 1 — invio email con la guida: consegna il link al PDF. È un invio impersonale automatico (l’unica auto-mail ammessa: consegna, non vendita — come la conferma di ricezione, cfr. W021/P2).
3. Azione 2 — registro: crea la riga contatto con nome, email e TAG di provenienza (quale lead magnet, quale canale).
4. CONTROLLO UMANO: il follow-up commerciale NON è automatico — il nuovo contatto entra segnato "da ricontattare" e la mail personale la scrivi/invii tu; nessuna sequenza di vendita parte da sola.
5. Pubblica lo Zap ("Publish"): reagisce solo alle richieste NUOVE dopo la pubblicazione.

Che cosa ottieni. A ogni richiesta: la guida consegnata in automatico e un contatto nuovo nel registro con il tag di provenienza; il ricontatto personale resta da fare a te.

Trappole da evitare. Sul Free (2 step) questo flusso NON ci sta (trigger + 2 azioni = multi-step): serve Professional o il trial; il 'Test step' dell’azione è DAL VIVO (manda davvero la mail/crea la riga) — in prova usa un tuo indirizzo; l’unico invio automatico ammesso è la consegna impersonale del PDF, la vendita resta umana; lo Zap agisce solo sul nuovo, non sulle richieste già arrivate prima della pubblicazione.

File: w039.json (blueprint da importare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Ricostruito da collaudo · 06/09/2026

W040 · Tutte le menzioni in una coda

Freemium · Avanzato · Misto · 50 min

Anche con: Make

FormaViva non insegue i commenti su cinque canali: arrivano tutti in una coda, quelli facili già con una bozza pronta, quelli spinosi con uno squillo sul telefono — e la risposta la dà sempre una persona.

Che cosa ti serve

Account Make (freemium: più connessioni ai canali + AI + Telegram stanno stretti sul Free, comodi su Core); le connessioni ai canali da cui arrivano commenti/menzioni; un foglio 'coda menzioni' in Google Sheets; un bot Telegram (token da @BotFather) per le notifiche urgenti.

Come funziona

1. Trigger (uno per canale — di qui il "misto"): gli scenari guardano i commenti/menzioni nuovi dei canali.
2. Ogni menzione entra in una coda unica (Google Sheets "Add a row"), senza doppioni, con canale, autore, testo, link.
3. Modulo AI: valuta il tono e, per le menzioni benevole/neutre, scrive una BOZZA di risposta nel tuo stile; assegna un’etichetta (ok / da gestire).
4. Router sul tono: le menzioni spinose (tono alterato, reclamo, tema delicato) NON ricevono bozza — vanno in coda marcate "gestione umana".
5. Per le spinose: notifica immediata su Telegram ("Send a Text Message or a Reply") con contesto (canale, testo, link), così le vedi subito.
6. CONTROLLO UMANO: le risposte sono BOZZE in coda; pubblicare sul canale è sempre un gesto tuo (mai auto-post, decisione B2); le spinose le scrivi da zero tu.

Che cosa ottieni. Una coda unica delle menzioni con, accanto alle benevole, una bozza di risposta nel tuo stile; le spinose senza bozza e con notifica immediata — nulla pubblicato in automatico.

Trappole da evitare. MAI far pubblicare le risposte all’AI: escono come bozze, pubblichi tu (B2); la classificazione del tono va tarata — meglio un falso 'spinoso' (che guardi tu) che una bozza allegra sotto un reclamo; su Free le connessioni, i 2 scenari attivi e i crediti stanno stretti: un caso reale multi-canale vive su Core; il chat_id Telegram si MAPPA dall’output del trigger, non si digita a mano.

File: w040.json (blueprint da importare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Ricostruito da collaudo · 06/09/2026

Amministrazione e report · W041–W050

W041 · Le fatture si archiviano da sole

Gratis · Intermedio · Make · 30 min

Anche con: Zapier

Alla Ferramenta Esposito le fatture dei fornitori arrivano a decine e finiscono in una cartella-email che nessuno riordina: farle atterrare già rinominate, archiviate e in riga di registro toglie l’ora di data-entry di fine mese e prepara il pacchetto del commercialista (W050).

Che cosa ti serve

Account Make (piano Free, organizzazione EU), casella Gmail collegata dove arrivano le fatture, una cartella Google Drive per l’archivio e un foglio Google Sheets «registro fatture» con le intestazioni decise una volta (fornitore, numero, data, imponibile, IVA, totale, stato)

Come funziona

1. Innesco: Gmail «Watch emails» guarda la casella (etichetta «fatture» o il mittente del fornitore); su Free il controllo è ogni 15 minuti, non in tempo reale.
2. Prendi l’allegato: se l’email porta più file, «Email → Iterate attachments» li scorre uno a uno e tiene i PDF.
3. Porta il PDF a testo: se il PDF ha già il testo lo si legge; se è una scansione serve un passaggio OCR (via Google Drive/Docs) — punto di attenzione, non sempre «a costo zero».
4. «Make AI Tools → Extract information» estrae i campi dal testo: fornitore, numero, data, imponibile, IVA, totale.
5. Rinomina il file a convenzione (AAAA-MM-GG_fornitore_numero) e archivialo nella cartella Drive dell’anno.
6. «Google Sheets → Add a row»: una riga nel registro con i campi estratti e lo stato «DA VERIFICARE».
7. CONTROLLO UMANO: la riga nasce «DA VERIFICARE» — niente entra in contabilità finché non confronti gli importi letti col PDF e la spunti tu (l’OCR sbaglia una cifra senza avvisare).

Che cosa ottieni. Pochi minuti dopo l’arrivo dell’email: il PDF rinominato a convenzione nella cartella dell’anno e una riga «DA VERIFICARE» nel registro con fornitore, numero, data e importi — da confrontare col documento prima di darla per buona.

Trappole da evitare. L’OCR su una scansione storta o sbiadita può leggere l’imponibile al posto del totale, o scambiare 1.180 con 1.180,00 su valute diverse: il confronto con il PDF è obbligatorio, per questo lo stato è «DA VERIFICARE». Su Make Free ogni chiamata all’AI integrata consuma crediti a token (non 1:1): i 1.000 crediti/mese bastano per provare e per volumi piccoli, non per centinaia di fatture — a regime serve un piano Core (v. nota testato).

File: w041.json (blueprint da importare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Ricostruito da collaudo · 06/09/2026

W042 · Lo scadenzario che avvisa prima

Gratis · Base · Make · 20 min

Anche con: Chat-agent

Alla Ferramenta Esposito i pagamenti «a memoria» (F24, fornitori, canoni) ogni tanto slittano di un giorno di troppo: un avviso a -7 e a -1 con l’elenco preciso di cosa scade sposta la testa dal «me ne ero dimenticato» al «lo so con una settimana di anticipo».

Che cosa ti serve

Account Make (piano Free, organizzazione EU), un foglio Google Sheets «scadenzario» con una riga per scadenza (descrizione, importo, data di scadenza, stato) e un canale di avviso: Gmail verso te stesso oppure un bot Telegram (v. scheda telegram-botfather.md)

Come funziona

1. A calendario: nelle Schedule settings scegli «Once daily» (es. ogni mattina alle 7:30); lo scenario parte da solo senza restare in polling.
2. «Google Sheets → Search rows» sullo scadenzario: prendi le righe ancora aperte (stato diverso da «pagato/fatto»).
3. Filtro (Set up a filter): tieni solo le righe la cui data cade tra oggi e +7 giorni, separando quelle a -7 da quelle a -1 (domani).
4. Componi il testo dell’avviso raggruppando le voci: cosa scade tra una settimana e cosa scade domani (descrizione, importo, data) — nessuna AI, solo i dati del foglio.
5. Manda l’avviso: «Gmail → Send an email» a te stesso, oppure «Telegram Bot → Send a Text Message» sul tuo bot.
6. CONTROLLO UMANO: l’avviso è un promemoria PER TE — non paga niente e non scrive a nessun fornitore; decidi tu cosa fare di ogni scadenza.

Che cosa ottieni. Ogni mattina, quando c’è qualcosa in vista: un messaggio con due liste — «scade tra 7 giorni» e «scade domani» — voce per voce con importo e data. Nei giorni senza scadenze, silenzio (o un messaggio «nulla in vista», a scelta).

Trappole da evitare. Il formato della data nel foglio deve essere una data vera, non testo: «12/10/2026» come stringa non si confronta e il filtro salta la riga (Google Sheets a volte importa le date come testo). Sceglila coerente e verifica il confronto. L’avviso non deve mai «fare» il pagamento: è un promemoria, il gesto resta umano. Su Free lo scenario è deterministico e consuma pochi crediti al giorno (lettura righe + invio): rientra ampiamente nei 1.000/mese.

File: w042.json (blueprint da importare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Ricostruito da collaudo · 06/09/2026

W043 · Lo scontrino fotografato è già registrato

Gratis · Base · Chat-agent · 10 min

Anche con: Make

La scatola degli scontrini di fine mese è mezz’ora di ricopiatura a occhi stanchi: fotografare e confermare la trasforma in dieci secondi a spesa, fatti al momento.

Che cosa ti serve

Un chatbot anche gratuito che legge le immagini; il registro spese in un foglio di calcolo (collegato via connettore, o semplicemente aperto accanto); le tue categorie di spesa decise una volta e salvate nelle istruzioni

Come funziona

1. Innesco: a comando — fotografi lo scontrino e lo mandi in chat con «registra questa spesa».
2. L’AI estrae data, esercente, importo e propone la categoria dalle tue istruzioni salvate.
3. Compone la riga già nel formato del tuo registro: una riga = una spesa, colonne nell’ordine del foglio.
4. CONTROLLO UMANO: la riga è una proposta — controlli importo e categoria (il totale, non la prima cifra) e solo con il tuo ok finisce nel foglio, via connettore o incollata da te.

Che cosa ottieni. Una riga pronta — data, esercente, importo, categoria — pochi secondi dopo la foto, da confermare col registro davanti.

Trappole da evitare. Su scontrini stropicciati o sbiaditi l’importo letto può essere il subtotale o il contante consegnato: confronta sempre il TOTALE. E le prime categorie proposte vanno corrette senza pietà: le correzioni diventano i criteri delle volte dopo.

File: w043.txt (istruzioni da incollare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Ricostruito da collaudo · 06/09/2026

W044 · Il report del mese, già scritto a metà

Gratis · Intermedio · Chat-agent · 20 min

Anche con: n8n

A NettunoLab il report mensile è sempre l’ultima cosa, scritta di fretta guardando un foglio di numeri: avere già pronte le otto righe che dicono «cosa è successo» (con ogni cifra agganciata al dato) toglie la pagina bianca e lascia all’umano il pezzo che conta davvero — il «perché» e il «cosa faccio adesso».

Che cosa ti serve

Un chatbot anche gratuito (ChatGPT, Gemini o Claude); il foglio dei numeri del mese pronto (fatturato, costi, ore, lead, o le voci che segui) da incollare o caricare come CSV; le istruzioni salvate una volta (in un GPT/Progetto o come istruzioni personalizzate) con la regola anti-fuffa

Come funziona

1. Innesco: a comando — a fine mese apri la sessione e incolli i numeri del mese (o carichi il CSV / lo screenshot del foglio). Sul piano gratuito la via sicura è incollare/caricare: i connettori diretti al foglio sono spesso una funzione a pagamento.
2. L’AI lavora SOLO sui numeri che le hai dato: niente cifre inventate, niente confronti che i dati non permettono di calcolare (regola anti-fuffa, nelle istruzioni salvate).
3. Produce una sintesi in ~8 righe: cosa è cambiato rispetto al mese prima, le 2-3 voci che pesano di più, un’anomalia da guardare.
4. Ogni affermazione richiama il numero da cui esce (tracciabilità); se un dato manca, lo dichiara — non lo stima.
5. CONTROLLO UMANO: la sintesi è una BOZZA di lettura. L’interpretazione — perché è andata così, cosa fare il mese prossimo — la scrivi tu; l’AI non manda il report a nessuno.

Che cosa ottieni. Pochi secondi dopo aver incollato i numeri: una sintesi di circa otto righe, ogni frase ancorata a un dato del foglio, con le voci che pesano e l’anomalia da controllare — un canovaccio da rileggere e da riempire con l’interpretazione.

Trappole da evitare. Il rischio del report AI è la fuffa: frasi tonde che «suonano bene» ma non escono dai numeri («crescita solida», «trend positivo» senza una cifra). La regola anti-fuffa nelle istruzioni deve imporre: ogni affermazione con il numero accanto, e «dato non disponibile» quando manca — mai una stima spacciata per misura. E il report non si spedisce da solo: il giudizio resta umano.

File: w044.txt (istruzioni da incollare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Ricostruito da collaudo · 06/09/2026

W045 · I movimenti categorizzati

Freemium · Intermedio · Make · 35 min

Anche con: n8n

Elena, commercialista, si ritrova estratti conto da centinaia di righe da smistare a mano sul piano dei conti: una prima passata che propone la categoria riga per riga — e si ferma onestamente sul «non so» invece di indovinare — trasforma la ricopiatura in una revisione, che è più veloce e meno cieca.

Che cosa ti serve

Account Make (Free per provare, Core a regime), l’estratto conto della banca in CSV, una cartella Google Drive dove depositarlo e un foglio Google Sheets «movimenti» con il tuo «piano dei conti del povero» (l’elenco delle tue categorie, deciso una volta)

Come funziona

1. Innesco: depositi l’estratto CSV nella cartella Drive del mese — «Google Drive → Watch files in a folder» se ne accorge (su Free, controllo ogni 15 min).
2. Make legge il CSV e lo scompone: un iteratore scorre i movimenti uno per riga (data, descrizione, importo).
3. Per ogni movimento «Make AI Tools → Categorize text» (o «Request anything») propone UNA categoria SCELTA dal tuo elenco — le categorie ammesse passate nel prompt, non a fantasia.
4. I movimenti che l’AI non sa collocare con sicurezza → categoria «DA CLASSIFICARE», mai una categoria messa a caso.
5. «Google Sheets → Add a row» scrive ogni movimento nel foglio con la categoria proposta e lo stato «DA VERIFICARE».
6. CONTROLLO UMANO: tutto nasce «DA VERIFICARE». Scorri le righe, correggi le categorie sbagliate (le tue correzioni sono gli esempi buoni del mese dopo) e solo allora spunti — nessun numero va in dichiarazione da qui.

Che cosa ottieni. Dopo il caricamento del CSV: il foglio «movimenti» popolato riga per riga con una categoria PROPOSTA e lo stato «DA VERIFICARE», e i casi dubbi marcati «DA CLASSIFICARE» — una bozza di classificazione da correggere, non un dato definitivo.

Trappole da evitare. L’AI «vuole» sempre dare una risposta: senza l’istruzione esplicita di usare «DA CLASSIFICARE» quando non è sicura, incasella a forza il movimento strano nella categoria più simile e nasconde l’errore. Le categorie ammesse vanno vincolate a un elenco chiuso (il tuo piano dei conti), altrimenti ne inventa di nuove. E lo stato «DA VERIFICARE» di default non è decorativo: è ciò che tiene l’AI fuori dai numeri fiscali finché non li guardi tu. Costo reale: la chiamata AI per riga su Make Free brucia i 1.000 crediti in un estratto — per questo il tag è freemium.

File: w045.json (blueprint da importare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Ricostruito da collaudo · 06/09/2026

W046 · Le ore finiscono nel foglio giusto

Freemium · Intermedio · n8n · 30 min

Anche con: Make

Il consuntivo di fine mese dello Studio Bianchi passa da un pomeriggio di calendario alla mano a un’email del primo mattino: le ore sono già per cliente, e le uniche decisioni che restano sono quelle che meritano un tecnico.

Che cosa ti serve

n8n (cloud o self-hosted), Google Calendar con la convenzione «codice commessa nel titolo» (es. C-2026-014), registro commesse in Google Sheets, una chiave API AI

Come funziona

1. Il primo del mese alle 7 il flusso prende dal calendario gli eventi del mese appena chiuso.
2. La convenzione fa metà del lavoro: il codice commessa (C-AAAA-NNN) nel titolo o nella descrizione dell’evento.
3. Il conteggio senza AI: ore per evento, somme per commessa e per cliente — regge anche l’evento che scavalla la mezzanotte.
4. Gli eventi SENZA codice non si perdono: l’AI propone a quale commessa somigliano — righe marcate DA CONFERMARE, l’evento privato resta fuori.
5. Le anomalie a referto: codici che non esistono nel registro (refusi), eventi di giornata intera senza orario, sovrapposizioni con le ore contate due volte.
6. Il foglio ore per cliente si scrive da solo; CONTROLLO UMANO: le righe DA CONFERMARE valgono solo dopo il tuo sì, e nessun consuntivo parte verso i clienti da questo flusso.

Che cosa ottieni. Il primo del mese: il foglio ore del mese chiuso, per cliente e per commessa, con le proposte per gli eventi senza codice e le anomalie da guardare — il consuntivo si fa da solo, la conferma resta tua.

Trappole da evitare. L’evento di giornata intera non ha orario: se non lo intercetti sparisce dal conteggio in silenzio (va segnalato e stimato a mano); il refuso nel codice (C-2016 invece di C-2026) crea una commessa fantasma: il confronto col registro commesse è obbligatorio, non decorativo; due eventi sovrapposti = ore contate due volte, il flusso deve dirlo; il prompt dell’AI deve permettere il «non è lavoro» — senza quella via d’uscita anche il dentista finisce su una commessa.

File: w046.json (blueprint da importare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Testato · con riserva · 05/09/2026

W047 · Il sollecito gentile

Freemium · Intermedio · Zapier · 30 min

Anche con: Make

Marta rimanda i solleciti perché scriverli è sgradevole e sceglierne il tono è la parte che pesa: avere già in Bozze il sollecito giusto per ogni fattura scaduta — cortese o fermo secondo il ritardo — abbatte l’attrito, e tenere l’invio in mano sua evita il sollecito automatico che rovina un rapporto di anni (la sig.ra Ferri, fattura 214).

Che cosa ti serve

Account Zapier (piano Professional: il flusso è multi-step, il Free si ferma a 2 step), il registro fatture in Google Sheets (con stato pagata/non pagata e data di scadenza), casella Gmail collegata e i tuoi due modelli di sollecito (1° cortese, 2° fermo)

Come funziona

1. Trigger: «Schedule by Zapier» ogni mattina (il trigger non consuma task).
2. Azione «Google Sheets → Lookup/Find Spreadsheet Rows»: le fatture con stato «non pagata».
3. Filtro (non consuma task): tieni solo quelle con la data di scadenza superata e calcola i giorni di ritardo.
4. Passo AI (AI by Zapier): compone la bozza scegliendo il tono in base al ritardo — 1° sollecito cortese entro X giorni, poi tono fermo — a partire dai TUOI modelli, mai da zero.
5. Azione «Gmail → Create Draft»: la bozza finisce in Bozze, già indirizzata al cliente ma NON inviata.
6. CONTROLLO UMANO: nessun sollecito parte da solo. Rileggi la bozza (con un cliente vecchio il rapporto vale più del promemoria), aggiusta il tono e sei TU a premere invio.

Che cosa ottieni. Ogni mattina, per ogni fattura scaduta: una bozza di sollecito in Gmail Drafts col tono adatto al ritardo, indirizzata al cliente ma ferma in Bozze — pronta da rileggere e inviare a mano.

Trappole da evitare. Il tono è tutto: un «fermo» mandato a un cliente in ritardo di due giorni brucia fiducia; la soglia di giorni che fa passare da cortese a fermo va tarata da Marta, non lasciata all’AI. E il rischio vero di un sollecito è l’invio automatico: qui l’azione è SEMPRE «Create Draft», mai «Send Email» — l’invio resta un gesto umano. Su Free non ci sta (multi-step): niente promesse di «gratis».

File: w047.json (blueprint da importare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Ricostruito da collaudo · 06/09/2026

W048 · Il backup che non dimentichi

Freemium · Intermedio · n8n · 30 min

Anche con: Make

NettunoLab scopre il backup rotto la domenica mattina dall’email, non il giorno in cui serve il file: la verifica indipendente trasforma «credo di avere le copie» in «so di averle».

Che cosa ti serve

n8n (cloud o self-hosted), la cartella dei file vitali (registri, contratti, preventivi, configurazioni) e una cartella-cassaforte su Google Drive

Come funziona

1. Ogni domenica alle 7 il flusso legge i file vitali: quelli che, persi, ti costano una settimana.
2. Ogni file viene copiato nella cassaforte, in una cartella col nome del giorno: la cassaforte si riempie soltanto, non si svuota mai.
3. LA PROVA — il pezzo che conta: un inventario INDIPENDENTE rilegge originali e copie dalla destinazione (nomi, dimensioni, impronta), senza fidarsi di quello che il flusso crede di aver copiato.
4. Il confronto file per file: copie mancanti, copie diverse dall’originale, file in più, file a 0 byte.
5. CONTROLLO UMANO: l’esito arriva SEMPRE in casella — [BACKUP OK] o [BACKUP FALLITO] — perché il silenzio non è una conferma; se leggi FALLITO, sistemi tu (nessuna cancellazione automatica).

Che cosa ottieni. Ogni domenica: la copia datata dei file vitali nella cassaforte e una email con la prova che la copia esiste davvero (conteggio e confronto file per file) — o l’allarme con l’elenco esatto di cosa manca.

Trappole da evitare. Un backup non verificato non è un backup: nel collaudo la versione «rotta ad arte» (copiava solo i CSV) si credeva a posto, e solo la verifica indipendente l’ha smascherata; la verifica deve rileggere dalla DESTINAZIONE, non dai dati che il flusso ha in mano; in n8n json.fileName è il solo nome del file (la cartella sta nel binario): copiare «per nome» appiattisce le sottocartelle in silenzio; il file a 0 byte si copia «con successo» ma spesso è un file perso: va segnalato a parte; senza email d’esito anche nei giorni buoni, la prima email che manca non insospettisce nessuno.

File: w048.json (blueprint da importare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Testato · con riserva · 05/09/2026

W049 · Il cruscotto del mese

A pagamento · Avanzato · Misto · 60 min

Anche con: n8n

A NettunoLab i numeri del mese vivono sparsi in quattro fogli e nessuno li mette mai in fila: un cruscotto che si aggiorna da solo il primo del mese, con i grafici già fatti e un commento-bozza ancorato ai dati, dà alla riunione mensile un punto di partenza serio invece di un’ora persa a copiare celle — e resta all’umano il giudizio su cosa significano.

Che cosa ti serve

Account Make a pagamento (Core: serve lo scheduling e il volume), i fogli/servizi da cui leggere i KPI (foglio contabile, foglio ore da W046, registro clienti, eventuali metriche esterne), un foglio Google Sheets «Cruscotto» con i grafici già impostati una volta, e una chiave AI (propria) per il commento

Come funziona

1. A calendario: nelle Schedule settings scegli «Monthly» (es. il 1° alle 7) — parte da solo sul mese appena chiuso.
2. Raccoglie i KPI dalle fonti, un modulo per fonte: fatturato dal foglio contabile, ore da W046, lead dal registro clienti, l’eventuale metrica esterna — ogni «Search rows»/chiamata porta dentro il suo numero.
3. «Google Sheets → Add a row» (o Update) sul foglio «Cruscotto»: una riga-mese con i KPI; i grafici del foglio si ridisegnano da soli sui dati nuovi.
4. Un passo AI («Make AI Tools → Request anything» con la tua chiave, oppure un’azione programmata del chatbot) redige il commento SOLO dai numeri del foglio: cosa si muove, le 2-3 voci che pesano, un’anomalia — regola anti-fuffa, niente cifre inventate.
5. Il commento e il link al cruscotto finiscono in una BOZZA (documento o email), non pubblicati.
6. CONTROLLO UMANO: cruscotto e commento sono una bozza. Controlli i numeri alle fonti (un KPI sbagliato a monte falsa tutto) e decidi TU cosa condividere col team o col cliente — niente parte da solo.

Che cosa ottieni. Il primo del mese: il foglio «Cruscotto» aggiornato con i KPI del mese chiuso e i grafici ridisegnati, più una bozza di commento (poche righe, ogni frase ancorata a un numero) — da verificare alle fonti prima di mostrarlo a chiunque.

Trappole da evitare. Un cruscotto automatico è pericoloso proprio perché sembra autorevole: se un KPI a monte è sbagliato (una fonte non aggiornata, una colonna spostata) l’errore si propaga nel grafico e nel commento con l’aria di un dato solido — per questo il controllo alle fonti non è opzionale. Il commento AI deve citare i numeri e dichiarare i buchi, mai riempirli con stime. Più fonti + scheduling + AI = fuori dal Free: il tag pagamento è onesto, non pessimista. I connettori alle fonti richiedono OAuth reale (v. note).

File: w049.json (blueprint da importare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Ricostruito da collaudo · 06/09/2026

W050 · Il pacchetto per il commercialista

Freemium · Intermedio · Zapier · 35 min

Anche con: Make

A fine mese Elena — e i suoi clienti — perdono tempo negli «inoltri a pezzi»: 45 email con un allegato ciascuna. Assemblare il pacchetto in una sola cartella con registro e totali, e lasciare pronta la mail di accompagnamento, chiude il mese in un gesto invece che in un pomeriggio — e l’invio resta un controllo umano, non un automatismo cieco.

Che cosa ti serve

Account Zapier (Professional: è multi-step), la cartella Google Drive dell’archivio fatture (quella riempita da W041), il registro fatture in Google Sheets, casella Gmail collegata e l’indirizzo del commercialista

Come funziona

1. Trigger: «Schedule by Zapier» a fine mese (il trigger non consuma task).
2. Azione «Google Drive → Create Folder»: crea la cartella «AAAA-MM commercialista» e vi raccoglie/copia i file di fattura del mese chiuso.
3. Azione «Google Sheets»: estrai il registro del mese (le righe del periodo) e mettine una copia/riepilogo nella cartella.
4. Passo di riepilogo: conta le fatture e somma imponibile e IVA del mese (formula o AI by Zapier) per la nota di accompagnamento.
5. Azione «Gmail → Create Draft»: una bozza di email cortese al commercialista, con il riepilogo e il link alla cartella — pronta ma NON inviata.
6. CONTROLLO UMANO: controlli che il pacchetto sia completo (tutte le fatture, il registro, i totali che tornano) e sei TU a condividere la cartella e premere invio — niente esce da solo verso il commercialista.

Che cosa ottieni. A fine mese: una cartella «AAAA-MM commercialista» con le fatture del mese, il registro e un riepilogo (numero fatture, imponibile, IVA), più una bozza di email cortese col link — tutto pronto, l’invio e la condivisione li fai tu dopo un’occhiata.

Trappole da evitare. Il pacchetto «quasi completo» è peggio di niente: se manca una fattura o i totali non tornano, il commercialista se ne accorge dopo — per questo il controllo umano verifica la completezza PRIMA dell’invio. La condivisione della cartella dà accesso a documenti fiscali: va fatta consapevolmente (accesso in lettura, indirizzo giusto), non lasciata a uno «share» automatico. Multi-step: fuori dal Free, tag freemium.

File: w050.json (blueprint da importare). Si scarica dal riquadro I file da importare, con la parola-codice del libro.

Collaudo: Ricostruito da collaudo · 06/09/2026

Aggiornamenti ed errata

• settembre 2026 · Prima versione dei materiali online, sull’hub agenti.aisulserio.com: i 50 flussi, i file da importare protetti dalla parola-codice, lo stato dei tool e gli short link /w1…/w50.
• I materiali ora stanno in questa pagina: i vecchi indirizzi di agenti.aisulserio.com e i QR del libro portano qui, con i loro parametri.

Errata corrige

Nessuna correzione, per ora. Quando troviamo (o ci segnali) un refuso o un passaggio da correggere, compare qui con la pagina e la data.

Stato dei tool

Prezzi, limiti e piani gratuiti degli strumenti citati nel libro cambiano spesso. Lo stato aggiornato, con la data dell’ultimo controllo, è nella pagina Prezzi e limiti AI.

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